Como escrever instruções de forma clara

Muitas pessoas não vão ler as instruções, exceto como último recurso. Uma vez que as pessoas fazem lê-los, eles são úteis apenas se eles são escritos em linguagem clara e concisa. Quando você entender o seu público, você estará melhor preparado para fornecer uma introdução, seguida pelas instruções.

Instruções geralmente dizer um leitor como fazer, construir, operar ou manter um produto ou procedimento. Em primeiro lugar, qualificar o seu público-alvo para saber o quão bem eles entendem o tema. Por exemplo, se você estiver escrevendo instruções para novas contratações, eles devem ser escritos em linguagem simples, enquanto instruções para a alta administração pode incluir mais jargão da indústria. Use uma linguagem apropriada para os leitores, e incluir tantos detalhes que eles precisam para executar a tarefa.

Muitas vezes os leitores saltar uma introdução narrativa e mover para a direita nas instruções. Uma maneira de ajudar os leitores a se mover através introduções é escrever uma explicação ou razão para as instruções em uma lista numerada em vez de forma parágrafo. Os leitores são mais propensos a rever a lista. Incluir o objetivo das instruções, que devem ler o documento e o que inclui, cada um numa rubrica separada. Esta introdução também dá aos leitores uma pista sobre o que não é coberto.

Abster-se de usar a voz passiva, como “O fio branco deve ser inserido no plugue A.” Em vez disso, escrever instruções como comandos que exigem voz activa, tais como “Inserir o fio branco na ficha A.” Se você está escrevendo uma lista , uma narrativa ou um livreto, acabar com frases longas com várias etapas em breves instruções que estão listadas sob títulos. Quebra-se frases que incluem a palavra “e” em frases separadas mais curtas. Em vez de escrever “O cabo deve ser emendados e colocado na tomada vermelha”, escreve duas frases começando com verbos de ação, como “Unir o cabo. Coloque o cabo emendado na tomada vermelho.”A, título negrito clara poderia dizer algo como‘ligar os fios.’

Muitas vezes, as instruções também precisa de explicações. Escrever comentários explicativos em uma de duas maneiras. Negrito as instruções reais de modo a que eles se salientam, ou fornecer explicações em uma coluna separada para referência. Uma tática é colocar os passos em um lado do documento, com as explicações em um parágrafo curto em uma coluna de side-by-side. Outra forma, mais eficaz é a negrito as instruções reais e concluir o passo a escrever a explicação. Por exemplo, “Pressione o botão vermelho durante três segundos (em negrito). Isso permitirá que a luz para ativar “.