Como escrever um relatório em um memorando ou o formato Letter

Escrever um cabeçalho. Para um memorando, estado no canto superior esquerdo que é suposto para ler o memorando (por exemplo, a: todos os funcionários), que escreveu isso (De: Seu Nome), quem mais vai recebê-lo (CC: Nome do Destinatário) do date (data atual) e do que se trata (Assunto:. Tópico para endereço)

Se for uma carta, comece com uma data e saudação, como "a todos os funcionários:".

Considere o seu público. Se você está escrevendo para um público geral, use uma linguagem que todo mundo vai entender. Os novos funcionários ainda não pode saber o jargão da empresa e funcionários em um departamento pode não entender a terminologia de outro.

Faça um esboço. Organizar seus pensamentos permite a escrita clara. Considere o que o público vai querer saber, eo que você quer lhes dizer. Enfatizar as principais conclusões do relatório eo que isso significa para as pessoas que lêem o memorando.

Comece com declarações de abertura fortes. Reconhecer o relatório e as suas conclusões. Por exemplo, "Como resultado do nosso estudo recente da produtividade, vamos fazer várias alterações para as nossas políticas de uso da Internet."

Explicar. Destaque quaisquer dados ou resultados que suportam a conclusão. "Os consultores descobriram que funcionários passaram duas horas por dia em média e-mail de verificação e gestão de equipes de esportes de fantasia." Além disso, deixar os leitores sabem quando as mudanças ocorrerão.

Diga às pessoas onde eles podem ir para informações mais completas (se apropriado). Por exemplo, "Vamos discutir isso melhor em nossa reunião semanal da equipe na sexta-feira" ou "O relatório completo está disponível para todos os funcionários em formato PDF." Não assine o Memo- seu nome está no topo do memorando. Se você estiver escrevendo uma carta, usar seu primeiro nome, o seu nome completo ou seu nome completo e título, dependendo das circunstâncias e sua preferência.

Reescrever e cortar a desordem. Reler o projecto e eliminar palavras desnecessárias. Por exemplo, "É a opinião de corporativa que o escritório de Scranton deve procurar activamente para reduzir os problemas de nonproductivity, limitando o uso de não-trabalho dos recursos da empresa," pode ser reescrita como "Empresa nos pediu para limitar o uso pessoal de propriedade da empresa. Este irá aumentar a nossa produtividade."

Revisar e verificar a ortografia. Tenha um colega de confiança verificar a sua gramática e tone- uma frase mal escrito pode ser interpretado de maneiras que você nunca pretendidos. Além disso, execute de verificação ortográfica, mas tenha cuidado de recursos automáticos palavra-substituição. Você não quer que o seu relatório para dizer "Indonésia" quando queria dizer "Indiana".