Quais são as funções de cartas comerciais?

O dicionário Websterrsquo-s define uma letra como uma mensagem escrita ou impressa para um indivíduo ou um grupo, o qual é geralmente enviado por correio. Claro que, em nossa era eletrônica, muitas cartas são transmitidos via e-mail, quer dentro do corpo do e-mail ou como um anexo. Esta tendência não obstante, cartas comerciais continuam a ter funções tradicionais. Assim, itrsquo-s crucial que aqueles no mundo dos negócios sabe estas funções, a fim de fazer a impressão correta com colegas de trabalho.

Apesar da tendência para realizar negócios eletronicamente, ldquo-as cartas de vendas tradicionais continuam a ser uma importante ferramenta de negócios modernos, estado rdquo- Kenneth Zimmer, professor emérito da Escola de California State Universityrsquo-s de Negócios e Economia e Sue C. Camp, Professor Associado Gardner-Webb Collegersquo-s Broyhill Escola of Management. Além disso, Zimmer e Camp sustentam que a maioria das cartas comerciais são realmente cartas de vendas desde a sua finalidade é promover a venda de bens ou serviços para os destinatários. Há cinco objetivos principais cartas de vendas:

1. Para atrair a atenção recipientrsquo-s.
2. Para estabelecer um relacionamento amigável com o destinatário.
3. Fazer um apelo aos motivos de compra recipientrsquo-s.
4. Para convencer o destinatário a agir.
5. Para fornecer ao destinatário com a oportunidade de agir.

O objetivo de qualquer esforço de relações públicas é influenciar um alvo audiencersquo-s crenças, atitudes ou ações. Tal é o caso com uma carta de relações públicas, explicar Melvin L. DeFleur e Everette E. Dennis, co-autores de Comunicação de Massa ldquo-Entendimento: Um Liberal Arts Perspective.rdquo- O PR letterrsquo-s principal objetivo é influenciar positivamente uma impressão audiencersquo-s da empresa ou organização.

Alguns exemplos de cartas de relações públicas são aqueles que se esforçam para cumprir as seguintes metas:

1. Promover um novo negócio.
2. Convide os clientes para abrir contas de carga.
3. Obrigado clientes para seu negócio.
4. Bem-vindo clientes em potencial para a comunidade.
5. Anunciar uma venda ou serviço especial.
6. Oferecer incentivos para utilizar os serviços da empresa.

Maioria das cartas comerciais de rotina quer fazer um pedido ou responder a um, Zimmer e Camp estado. Exemplos de solicitação de cartas incluem reservando uma sala de reuniões, solicitando uma cotação de preço, pedindo declarações de faturamento e criação de compromissos. No entanto, Zimmer e Camp aconselham que as cartas de rotina ldquo-se não ser tratado routinely.rdquo- Portanto, você deve seguir algumas orientações quando quer submeter um pedido ou para responder a um:

1. Fornecer informações completas.
2. Nunca faça pedidos irracionais.
3. Seja exato e preciso.
4. Nunca ser indelicado.

Os clientes, por vezes, se queixam de serviços ou produtos com defeito. Quando surgem tais ocasiões, as empresas devem responder ao negociar com os clientes, a fim de fazer um ajuste. Além disso, as empresas também escrever cartas de reclamação, tais como quando um fornecedor não enviar o produto certo ou não enviá-lo em tudo. No entanto, Zimmer e Camp dizer que se responder ou apresentar uma reclamação ou um ajuste, você deve manter as seguintes regras em mente:

1. Certifique-se que você tem todos os fatos.
2. Ser precisas e completas ao descrever a reivindicação.
3. Evite ser acusatória, ameaçadora ou exigente. .
4. Seja gentil.
5. Sugerir uma solução razoável que irão agradável para todas as partes envolvidas.

Felicitando trabalhadores de negócios em ocasiões especiais é uma ldquo-comum cortesia e tradição, rdquo- Zimmer e Camp gravação. Os empregadores devem também enviar cartas de condolências quando um associado sofre uma perda ou tragédia, responder prontamente a convites formais, reconhecer aposentadorias e expressar gratidão para presentes, hospitalidade ou tratamento especial. Não reconhecer tais circunstâncias retrata a empresa em uma luz ruim.

Certifique-se de formatar as letras corretamente:

1. Use papel timbrado da empresa.
2. Alinhe a data da correspondência à direita da página.
3. Coloque o nome recipientrsquo-s, título oficial, e endereço na parte inferior da página, alinhado à esquerda.
4. Siga a saudação com uma vírgula, não um cólon, por exemplo: Dear Mr. Jones,
5. espaço duplo entre a saudação eo primeiro parágrafo da carta e entre cada parágrafo. No entanto, o espaço único do corpo de cada parágrafo.
6. Donrsquo-t incluem iniciais de referência, de cópia notações, etc.