Como usar um Office System Voice Mail

sistemas de correio de voz do escritório são comuns nos locais de trabalho. Estes sistemas oferecem a capacidade para os chamadores podem deixar mensagens para os funcionários que não podem vir para o telefone imediatamente. Isso funciona bem quando os funcionários estão longe de suas mesas, fora da cidade ou em outra linha. Os funcionários podem, em seguida, recuperar as mensagens de seu telefone do escritório ou qualquer outra extensão ou localização. sistemas de correio de voz são projetados por vários empresas- cada trabalho de forma diferente e oferecem várias funções.

Configurar uma saudação. O primeiro passo para usar um sistema de escritório de correio de voz é a criação de uma saudação. Cada funcionário com uma linha direta deve gravar uma saudação que os chamadores ouvirão ao fazer uma chamada. Muitas empresas encorajar os funcionários a gravar rotineiramente uma saudação que afirma o seu nome, a data e qualquer informação sobre dias o empregado não vai ser no trabalho.

Saiba como usar extensões. Recepcionistas deve saber como transferir chamadas para ramais. Muitos sistemas de correio de voz são criados eletronicamente e permitir que os chamadores para escolher a pessoa que deseja alcançar através de um banco de dados de nomes. Se um chamador já sabe a extensão da pessoa, ele é marcado durante o telefonema. Se este tipo de sistema não está no lugar, o telefone transferências recepcionista chama para a parte apropriada ou extensão.

Recuperar mensagens de telefone. Aprender a usar um sistema de escritório de correio de voz é geralmente bastante simples. Quando um funcionário tem uma mensagem, uma luz mensagem irá indicar isso. O empregado, então deve saber o procedimento para recuperar a mensagem. Geralmente, o empregado vai empurrar o botão de mensagem e digite uma senha. O funcionário, em seguida, recupera as mensagens. Alternativamente, pode não haver luz indicadora, mas haverá um tom de discagem indicando quando o funcionário pega o telefone. Este deixas o funcionário para chamar o número do correio de voz para recuperar suas mensagens.

Entenda as opções de mensagem. A maioria dos sistemas de correio de voz permitem que o ouvinte para guardar as mensagens, descartá-las ou ouvi-los novamente. Para fazer isso, certos números no telefone são pressionadas.

Recuperar mensagens longe do seu telefone do escritório. Quase todos os sistemas de correio de voz permitem que os funcionários acessem suas mensagens de correio de voz a partir de outros locais. Isso geralmente envolve chamando a linha, pressionando um botão específico, como a tecla sustenido e, em seguida, marcar um código de segurança. As mensagens são recuperadas eo funcionário pode ouvi-los a partir de qualquer localização.

Saiba mais sobre as outras funções oferecidas. Alguns sistemas de correio de voz permitem que as mensagens a serem copiados para extensões de outros funcionários. Este é um recurso útil quando uma mensagem se aplica a várias pessoas, mas é deixado na caixa de correio de voz apenas um empregado. Outra característica através de alguns sistemas é identificador de chamadas. Isso permite que os funcionários sabem que chamou a sua extensão, mesmo se a mensagem não foi deixado.