Como gravar uma saudação Professional Voicemail

A saudação de correio de voz deve deixar chamadores com uma impressão positiva. (Imagem: Comstock / Comstock / Getty Images)

Quando alguém quer chegar até você, eles podem não ser feliz em receber o seu correio de voz. Portanto, é importante que o tom eo conteúdo de sua saudação do correio de voz é tão profissional e informativo quanto possível. Se não tiver certeza de sua mensagem gravada, pergunte-se como você se sentiria como um cliente que ouviu. Você deve pendurar-se sentir satisfeito que você tenha atingido alguém que pode lidar com suas preocupações e vai chamá-lo de volta.

Indique a informação essencial sobre quem você é e onde você trabalha. Por exemplo, "Você ligou para John Smith na Divisão de Atendimento ao Cliente da XYZ Corp."

Diga a data. Esta informação deixa claro para os chamadores que você não está de férias ou licença estendida. Use uma frase como: "É a semana de 03 de maio", ou "É segunda-feira, 3 de maio."

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Estado onde você está. Por exemplo, "Eu estou atualmente em outra chamada," ou "Eu sou atualmente longe de minha mesa." O seu sistema de correio de voz pode, de facto, permitir-lhe gravar ambos estes um mensagens- vai jogar quando você está falando no telefone e o outro vai jogar quando você não atender o telefone.

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Incluir informações sobre quaisquer longos períodos de tempo que você vai ser afastado de seu telefone. Por exemplo, "estou em reuniões a partir de 13:00 para o resto da tarde." Isso permite que os chamadores sabem que será improvável para chegar até você naquele dia. Gravar uma saudação separado para o seu tempo de férias ou encerramentos de empresas estendidas.

Pergunte interlocutor para deixar uma mensagem. Uma vez que nem todos os sistemas de correio de voz permitem que os chamadores deixem mensagens, pedindo para a pessoa fazer isso é muito importante. Dar orientações específicas, como: "Por favor, deixe uma mensagem detalhada, incluindo o seu nome e número de cliente, após o bip curto."

Diga chamadores quando vai voltar a sua chamada. Isto irá dissipar a preocupação de qualquer chamador que a sua mensagem não será recuperada e que a sua pergunta não pode ser tratada. Use uma frase como "eu vou me esforçar para retornar a sua chamada dentro dos próximos dois dias úteis."

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Fornecer um contato alternativo, especialmente se você vai estar longe de seu telefone por um período prolongado. Por exemplo, dizer: "Se você precisar de ajuda imediata, entre em contato com Julie Jones no ramal 123."

Termine sua saudação do correio de voz em uma nota educado. Este pode ser um simples "Obrigado", "Goodbye", ou uma frase mais longa, como "Obrigado por escolher XYZ Corp. Tenha um bom dia".

dicas avisos

Escrever um roteiro para a saudação do correio de voz antes de gravá-la. Pratique a saudação e você mesmo tempo. A saudação deve ser cerca de 15 segundos de duração.
Fale claramente e enunciar suas palavras, para que a saudação é fácil de entender.

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