Deveres dos assistentes do Office

A vida de um assistente de escritório trabalho diário inclui foco em uma variedade de tarefas ao longo do dia. Isto inclui saudação outros no telefone ou pessoalmente, revendo a comunicação de e-mail ou memorandos e gestão de bases de dados internas. Como o auxiliar de escritório cumprimenta os chamadores, ela pode levar mensagens para os membros do pessoal indisponíveis. Como outros criar documentos, o auxiliar de escritório revisa-los para garantir que eles são profissionais e precisas. Alterações aos bancos de dados internos, como informações de contato do cliente, são encaminhadas para o assistente de escritório, que, em seguida, atualiza o banco de dados. Quando os estoques de abastecimento de diminuir, as ordens assistente de escritório suprimentos adicionais. Quando o equipamento de escritório precisa ser reparado ou mantido, contatos que a empresa de reparação. Às vezes, suas responsabilidades levá-la fora do escritório para executar recados relacionadas ao trabalho, tais como pacotes de transporte ou pegar refrescos reuniões.

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Em muitos escritórios, o auxiliar de escritório trabalha para um gerente específico e atua como uma ligação entre os funcionários e essa pessoa. Colegas em contato com o assistente de escritório diretamente quando precisam de informações de que o gerente. Em muitos casos, ele pode responder a estes pedidos sem interromper seu gerente. O assistente de escritório mantém agenda de seu gerente, a faz lembrar de compromissos futuros e reprograma quando surgem conflitos.

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assistentes do Office usam uma variedade de habilidades em seu papel. Eles trabalham com uma variedade de pessoas e personalidades, então eles precisam excelentes habilidades interpessoais. Escrito e habilidades de comunicação verbal lhes permite eliminar mal-entendidos se eles estão falando com outras pessoas ou enviando e-mails ou mensagens. Capacidade de organização, juntamente com a capacidade de priorizar, permitir que o auxiliar de escritório para gerenciar a variedade de tarefas necessárias a cada dia. Além disso, a flexibilidade permite que o auxiliar de escritório para se adaptar às mudanças de prioridades.

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A formação mínima exigida para auxiliar de escritório é um diploma do ensino médio. Um grau de associado no negócio adiciona uma vantagem competitiva no mercado de trabalho, no entanto. A maioria das empresas exigem assistentes de escritório para ter conhecimentos de informática, tais como a proficiência em programas do Microsoft Office, a familiaridade com o software de e-mail e experiência com programas de banco de dados. Essas habilidades podem ser aprendidas através de cursos de formação em uma faculdade comunitária ou através da experiência com o software.