Descrição de um Assistente Office Automation

assistentes de automação de escritório facilitar a comunicação de escritório e manter um ambiente de trabalho profissional. Eles podem responder a chamadas telefônicas, chamadas para a frente, levar mensagens, receber visitantes para os visitantes de escritório e de escolta, enquanto eles estão no escritório. assistentes de automação de escritório pode responder e-mails e cartas de carácter geral, cumprir pedidos gerais de informações, frente a correspondência técnica ou especializada para a pessoa mais indicada e distribuição do correio, do lado de fora para o pessoal do escritório. Além disso, assistentes de automação de escritório distribuir comunicações entre escritórios e manter o quadro de avisos do escritório.

assistentes de automação de escritório são responsáveis ​​pela produção e melhorar a materiais escritos. Eles podem escrever, formatar e editar relatórios, cartas, formulários, memorandos e outros tipos de documentos. Eles mantêm registros e arquivos, em formato físico ou eletrônico, incluindo folhas de tempo de escritório e registros de freqüência, e transmiti-los como dirigido. assistentes de automação de escritório também atualizar manuais e instruções processuais escritório, conforme necessário.

Escritório plano de assistentes de automação e provisão para os membros do pessoal a viajar em missão oficial, bem como o funcionamento regular do escritório. Eles podem preparar itinerários, providenciar transporte, reservar um hotel e reservas de viagens, recolher autorizações de viagem, preparar títulos de viagem e outras tarefas relacionadas com viagens. Eles podem preparar resumos e materiais de apresentação para o pessoal em preparação para sua viagem. assistentes de automação de escritório também estimar a necessidade de material de escritório, levar os pedidos para itens especiais, siga os procedimentos estabelecidos para adquirir fornecimentos e, em seguida, distribuir os suprimentos. assistentes de automação de escritório seguir os procedimentos estabelecidos para mandar para técnicos de reparação, quando há problemas com qualquer um dos equipamentos de escritório.

assistentes de automação de escritório satisfazer as necessidades de escritório do escritório. Podem ser solicitado a digitar documentos, ficha ditado, levar minutos de reunião, fazer fotocópias, enviar faxes, documentos de arquivo e repor material de escritório. (Na verdade, a velocidade de digitação de 40 palavras por minuto ou mais rápido é uma exigência do trabalho.) Além disso, assistentes de automação de escritório deve desempenhar as funções de outro pessoal de escritório, quando eles estão ausentes.