Conhecimento e Desenvolvimento de competências que uma pessoa deve saber para um trabalho de escritório

Trabalhando em um ambiente de escritório em uma função administrativa ou clerical requer uma diversificada gama de habilidades e conhecimentos. Uma equipe do escritório normalmente dá apoio e organização para a infra-estrutura de um negócio, o que pode mudar o dia-a-dia. Os tipos de habilidades e informações membro de uma equipe do escritório deve saber pode ser vagamente dividido em cinco categorias: gerenciamento de projeto e execução, supervisão escritório, organização e disseminação de informação, tecnologia de escritório, e que contribuem para a cultura de escritório. Enquanto essas funções pode parecer radicalmente diferente, todos eles exigem iniciativa, independência e flexibilidade.

A equipe do escritório são esperados com freqüência para iniciar ou concluir projetos. Estes projectos podem ser pequeno e imediato, como reorganizar um armário de abastecimento, encher envelopes para um out-mail ou a criação de folhetos. Eles também podem ser em maior escala ou em curso, tais como sendo responsável por contas a receber ou a pagar de um negócio e planejamento de reuniões de empresas ou itinerários de viagem executivos. projetos de escritórios, sejam eles grandes ou pequenos, exigem organização, auto-motivação e atenção aos detalhes.

funções de gestão e de supervisão desempenhar um papel crescente em muitos trabalhos de escritório. Um trabalhador de escritório pode ser solicitado a manter o controle do estoque de oferta e ser responsável pelo abastecimento de re-ordenação, quando os níveis de estoque estão baixos. Ela pode agir como um hub de informações e ser convidado para divulgar informações para assistentes ou secretárias pessoais dos executivos. Ela também pode ser solicitado a currículos de campo e até mesmo fazer entrevistas de triagem para fins de recursos humanos.

Um trabalhador de escritório precisa saber como lidar com eficácia, organizar e distribuir informações importantes dentro da empresa. Isso pode ser tão básico como retransmitir mensagens de telefone com precisão, manuseio de correspondência comercial ou distribuição do correio inter-office para os destinatários corretos. manipulação de informações também pode incluir tarefas complexas, tais como gestão de banco de dados, contabilidade, gestão dos itinerários de viagem de superiores hierárquicos, realizando a manutenção de registros detalhados e entrada de dados, elaboração de relatórios de negócios e de execução de um sistema organizado de manutenção de arquivo de dentro do escritório.

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Familiaridade com tecnologia de escritório comum é importante para aqueles que desejam um trabalho de escritório. Ele deve saber como usar o equipamento geral e comum de escritório, como um aparelho de fax, uma máquina de cópia, trituradores de papel, cartões de tempo, sistemas de linha de telefone e, é claro, computadores. A tecnologia informática tornou-se um componente integral de muitos ambientes de escritório, e um trabalhador de escritório deve saber, no mínimo, como enviar e receber e-mails, entrada de dados básicos e a criação de documentos usando um processador de texto ou programa de planilha. A digitação é uma habilidade essencial para muitas destas tarefas.

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A maioria dos escritórios têm mais de um membro da equipe, por isso a importância de habilidades interpessoais profissionais para um trabalho de escritório não pode ser subestimado. Um trabalhador de escritório deve ter a capacidade de trabalhar em equipe, tomar crítica construtiva e direção de supervisores, e cultivar uma atitude amigável, profissional, tanto pessoalmente quanto por telefone. Contribuindo para o moral da cultura de escritório é um aspecto crucial de qualquer trabalho de escritório.