Sobre Gabinete de Gestão

Dentro de pequenas organizações, as responsabilidades de gestão de escritório pode cair inteiramente sobre um indivíduo, como um coordenador escritório ou gerente de escritório. Dentro das organizações maiores, gestão de escritório é geralmente um esforço de equipe supervisionado pelo gerente de escritório e facilitada por recepcionistas, assistentes administrativos e funcionários de arquivamento. gestão de escritório implica um elevado volume de coordenação com pessoal, gestão, fornecedores e clientes para realizar tarefas que são cruciais para as operações globais do escritório.

O gerente do escritório supervisiona o espaço físico real do escritório, incluindo o layout de escritório e onde cada departamento está localizado. Quando uma nova peça de equipamento de escritório é trazido para o escritório, um novo funcionário exige um espaço de trabalho, ou o escritório está passando por reformas, o gerente do escritório é responsável por coordenar os requisitos espaciais. O gerente do escritório também tem acesso exclusivo a itens arquivados, como arquivos desatualizados que podem ser mantidos em armazenamento seja desligado ou no local.

gestão de escritório é responsável pela orçamentação de material de escritório e de distribuição. gestão de escritório recebe e aprova pedidos de compra a partir de pessoal, quando novos suprimentos são necessários e, em seguida, coloca ordens com fornecedores de abastecimento. gestão de escritório é o primeiro ponto de contato para os vendedores e é responsável por manter um relacionamento com fornecedores em nome do escritório e negociar o preço mais baixo.

registros do Office, incluindo arquivos de funcionários, arquivos de fornecedores e outros documentos importantes relacionados com a organização são criadas e mantidas pela administração do escritório. Um ou mais membros da gerência do escritório geralmente têm uma chave para sistema de arquivamento da organização e muitas vezes ser chamado pela gestão executiva para recuperar arquivos específicos.

Em organizações que não empregam assistentes executivos, suporte executivo geralmente cai na gestão de escritório. assistência Executivo inclui responsabilidades como gerenciar itinerários executivos, correspondência e arranjar acomodações de viagem e reuniões.

O gerente do escritório é normalmente responsável pela criação, manutenção e circulação de políticas de escritório para garantir que eles estão comunicada a todos os funcionários. O gerente do escritório distribui avisos de política através de meios como e-mail, a intranet escritório e memorandos impressos.

eventos da equipe, como o partido de feriado ou no verão piquenique anual são coordenados pelo gerenciamento do escritório. As responsabilidades relacionadas incluem reserva de um local para o evento, seguindo RSVPs, aquisição de refrescos, anunciando o evento para o pessoal, e configuração de eventos e take-down.

Ao lado departamento de contabilidade de uma organização, gestão de escritório pode ser responsável pela folha de pagamento de pessoal, incluindo o rastreamento de horas do empregado e de férias, licença médica e relatórios de despesas do empregado.