Quais são as funções de um secretário como assistente de um gerente?
Secretário funções podem incluir várias tarefas de escritório como atender telefones, digitação, arquivamento, abrindo mail e recebendo café. Uma secretária que serve como assistente de um gerente tem funções semelhantes. No entanto, este tipo de secretário reporta diretamente ao gerente (ao contrário de todos os outros na empresa) e auxilia o gerente de várias maneiras para fazer o seu trabalho mais fácil, bem como manter o escritório organizado.
Funções de comunicação
Como secretário de um gerente, muitas vezes você vai ser a primeira pessoa de contato para aqueles que tentam chegar ao seu patrão tanto dentro como fora da empresa. Ao contrário de uma recepcionista ou secretária geral que atende o telefone para toda a equipe, você pode responder a chamadas recebidas por apenas seu gerente. Você terá que filtrar as chamadas para determinar se você pode ajudar o chamador ou se o seu chefe está disponível para atender a chamada. Auxiliar o gerente inclui cumprimentando os visitantes que vêm para o escritório de seu gerente e ordenando-as segundo as instruções do seu gerente. Secretário funções para seu gerente também pode incluir conexão com outros profissionais em seu nome através de correspondência escrita, fazer chamadas telefônicas e enviar e-mails.
Funções organização
Gerentes esperam que os seus secretários para ser organizado. Você será responsável por assegurar escritório arquivos são mantidos em ordem e quaisquer documentos confidenciais são colocados em uma área segura. Você pode ter que classificar através de e-mails recebidos para determinar o que é dado a seu gerente, arquivado ou descartado. Auxiliar o gerente muitas vezes inclui manter o seu cronograma. Ele vai esperar que você manter o controle de seus compromissos, agendar reuniões e fazer seus planos de viagem, quando necessário. funções adicionais podem incluir a criação de chamadas em conferência e participar de reuniões, bem como proporcionar a agenda e tendo minutos.
Funções gerenciais
Mesmo que você seja a secretária do gerente, algumas de suas responsabilidades podem incluir gestão. Auxiliar o gerente, por vezes, pode significar atuando como gerente de si mesmo. Seu chefe pode dar-lhe a tarefa de supervisionar determinados projectos, como a gestão de um banco de dados ou criar e atualizar relatórios. Se houver outros membros da equipe de escritório no escritório, você pode ser responsável pela sua gestão e atribuição de suas tarefas diárias. Eles podem reportar diretamente a você em vez de seu gerente, e você pode servir como seu supervisor imediato. Você também pode ser chamado para treinar outros funcionários e até mesmo instruir o seu supervisor sobre tais assuntos como ensiná-los a operar máquinas de escritório ou utilizar pacotes de software.
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