Descrição Secretário Geral Job

Uma das coisas mais importantes que um secretário precisa fazer é ser capaz de cumprimentar as pessoas de uma maneira agradável. Uma secretária é geralmente responsável por cumprimentar as pessoas em pessoa no escritório. Eles também cumprimentar as pessoas no telefone. A secretária deve ser capaz de dar informações corretas, levar mensagens quando necessário, e transferir chamadas para as pessoas certas no escritório.

Uma secretária tem que lidar com todos os tipos de correspondência. Secretários compor e escrever muitos tipos de correspondência escritório. Uma secretária abre e classifica mail. Eles também enviar e-mails.

Uma secretária reúne e analisa dados. Eles compilar informações a partir de fontes dadas em um relatório bem definido. Isso significa que um secretário trabalha em um computador a maior parte do tempo. Uma secretária geralmente precisa saber o máximo de informações computador data, a fim de fazer o trabalho bem.

Uma secretária prepara papelada para arquivamento. Às vezes, um secretário é responsável por criar um novo sistema de arquivamento. Secretários são sempre responsável pela adição de material novo. Eles são responsáveis ​​por manter o sistema de arquivamento organizado.

A secretária no escritório é geralmente a pessoa encarregada de comprar todos os materiais de escritório que são usados ​​no escritório. Eles terão que acompanhar o que material de escritório estão sendo usados. Então eles têm que pedir novos suprimentos de escritório, quando eles estão se esgotando. A secretária também tem que pedir coisas novas quando necessário no escritório.

Uma secretária é geralmente a principal pessoa que usa a máquina copiadora. Eles são responsáveis ​​por fazer as cópias de documentos no escritório. Secretários também são geralmente encarregado da máquina de fax. Eles enviam faxes e manter o controle de faxes que são enviados para o escritório. Em seguida, eles distribuir os faxes para quem os faxes foram enviados para. Um bom secretário precisa saber como trabalhar tanto uma cópia e uma máquina de fax.