Quais são as qualidades de um bom secretário?

Uma boa secretária deve ser organizada a uma falha, especialmente se ela é responsável por trabalhar com vários departamentos de uma só vez. Isto consiste em ordenadamente e corretamente arquivar a papelada, mantendo suprimentos organizados e manutenção de armários. Ela deve ser capaz de localizar arquivos e documentos dentro de um piscar de olhos, e saber onde todos os materiais de escritório estão localizados.

O cerne das responsabilidades de um secretário consistem em atender o telefone. Isto pode ser centrada na transferência de chamadas ao redor do escritório ou lidar com clientes ou clientes. Ele deve ter uma voz do telefone de atendimento profissional e ser educado em todos os momentos. Ele deve estar bem informados sobre informações básicas da empresa e ter a capacidade de transferir de forma eficiente as chamadas em torno da empresa com facilidade.

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Os secretários devem ter a capacidade de resolver problemas com pouca ou nenhuma direção. Esta pode consistir de pequenos problemas, como conflito de agendamento sala de conferências e salas de abastecimento esgotados, a questões maiores, tais como uma crise do cliente. Ela deve saber a pessoa certa para ajudar o cliente com essas questões, ou como facilitar entre os departamentos para resolver problemas de forma eficiente.

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Secretários digitar uma grande quantidade de comunicação escrita para um escritório, assim que suas habilidades de digitação deve estar a par. Ele deve ter gramática e escrita sólidos, e manter diligência sobre revisão de toda a correspondência da empresa. Um bom secretário também deve ter velocidade de digitação constante, para que ele possa produzir inúmeras cartas escritas, e-mails e outras correspondências ao longo de um dia.