Diferença entre um secretário e um recepcionista

Muitas pessoas pensam que uma recepcionista e um secretário tem o mesmo trabalho, as mesmas responsabilidades e os dois cargos são intercambiáveis. A razão pela qual as pessoas têm essa suposição é porque ambos os secretários e recepcionistas muitas vezes atender telefones e executar tarefas de escritório. Os dois trabalhos são completamente diferentes, porque uma secretária e uma recepcionista têm diferentes papéis e exigências.

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Os deveres de um secretário variam de acordo com o tipo de secretário e do tamanho da organização. tendências de negócios mudaram com os avanços tecnológicos. No passado, cada gerente tinha seu próprio secretário. Por causa de e-mail e correio de voz automatizado, uma secretária pode trabalhar para vários gerentes. Em uma pequena empresa, pode haver um secretário para todos os gestores. Ela cuida de tudo pelo correio, agenda compromissos, pedidos de suprimentos e atende o telefone. Se o secretário funciona para apenas um ou dois gerentes, ela muitas vezes é dado direitos adicionais semelhantes aos de um administrador. Por exemplo, um secretário de recursos humanos poderia verificar as referências. Uma secretária geralmente deve ter, pelo menos, um diploma do ensino médio, e muitos escritórios preferem contratar aqueles que têm um grau liberal de artes, formação de secretariado ou de um grau ou certificação de uma escola de apoio administrativo. A secretária também deve ter uma velocidade de digitação rápida, conhecimentos de informática e habilidades de comunicação e pessoas, Universidade Estadual relata.

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A recepcionista é que você vê em primeiro lugar quando você anda na porta de um negócio. A recepcionista recebe os visitantes, atende o telefone, escreve cartas e documentos e mantém a área de recepção limpa durante a jornada de trabalho. A recepcionista também pode assinar os visitantes dentro e fora de um negócio, classificar e-mail, manter um registro de comparecimento do empregado e revisar cartas, relatórios e e-mails. Um diploma do ensino médio é geralmente preferido. Mas, se você é inteligente e tem uma atitude amigável e aparência, muitas vezes os empregadores valorizam essas qualidades mais educação formal. Algumas empresas oferecem treinamento on-the-job para recepcionistas, de acordo com a Universidade Estadual.

Parte das responsabilidades de um recepcionista é para cumprimentar empresa visitors- um secretário não é geralmente responsável para cumprimentar visitantes. A secretária pode receber os visitantes, mas somente se eles estão visitando um dos gerentes particulares a quem o secretário trabalha. O secretário trabalha especificamente para um ou mais gestores. A recepcionista representa toda a empresa e não funciona especificamente sob ninguém. Uma secretária poderia ter responsabilidades adicionais, como agendamento de consultas, pedidos de suprimentos, fazer arranjos de viagens e tratamento de dinheiro pequeno. Ele também pode ter responsabilidades adicionais em função da sua tipo, como jurídica, financeira ou de marketing. As responsabilidades de um recepcionista são gerais - saudação, atender telefones, a triagem mail e outras pequenas responsabilidades, conforme determinado pela empresa, de acordo com a Universidade Estadual.

mesa da recepcionista muitas vezes está localizado na área mais visível da empresa. Ela é a primeira pessoa que você vê quando você anda na companhia. escritório ou área da secretária é muitas vezes localizado perto os gestores a quem ela trabalha. Além disso, um secretário geralmente é obrigado a ter, pelo menos, um diploma do ensino médio e até mesmo uma certificação faculdade ou grau. Para uma recepcionista, um diploma do ensino médio é preferível, mas nem sempre necessário. A partir de 2009, o salário médio anual para recepcionistas e funcionários de informação foi de US $ 26.010, o salário médio anual para os secretários de nível mais baixo foi de US $ 31.060 eo salário médio anual para secretários executivos e assistentes administrativos foi de US $ 44.010, de acordo com o Bureau of Labor Statistics.