Todos os tipos de empresas empregam recepcionistas para cumprimentar os clientes, visitantes diretos e homem de painéis e linhas telefônicas principais. Em empresas que empregam mais de um recepcionista, a cabeça recepcionista fornece liderança e direção para outras recepcionistas, e muitas vezes define e reforça as políticas e procedimentos relacionados com a posição recepcionista.
A cabeça recepcionista muitas vezes supervisiona recepcionistas estacionados em locais diferentes em toda a empresa, hotel ou outra instituição com um grande campus. Ela pode visitar cada estação, garantindo que cada recepcionista está fazendo seu trabalho, e aliviar outros recepcionistas para que eles possam fazer pausas sem sair de suas mesas não tripulado. Porque a cabeça recepcionista leva muitas vezes sobre quando recepcionistas precisam de pausas, a cabeça recepcionista deve saber como fazer todas as funções desempenhadas pelos recepcionistas.
Muitas vezes, um secretário cabeça é responsável pela atribuição de turnos para aqueles que ela supervisiona. Ela cria e distribui os horários de trabalho em uma base semanal ou mensal, e coordena a preencher estações de recepção vazias quando uma recepcionista está doente ou está de férias. Essas funções exigem que recepcionistas cabeça ser comunicadores capazes com boa capacidade de organização. Manter o controle de férias de funcionários próximos, licenças médicas e outras ausências é essencial para garantir que cada post que exige a presença de uma recepcionista está devidamente composta em todos os momentos.
A cabeça recepcionista é, essencialmente, um gerente de departamento. Assim, a pessoa nessa posição é muitas vezes a pessoa encarregada de recrutamento e contratação de novos recepcionistas, realização anual ou avaliações de desempenho periódicas de recepcionistas que trabalham sob ele, e quando necessário, disparando recepcionistas inadimplentes.
Como líder de departamento, a cabeça recepcionista também é responsável por assegurar que outros recepcionistas são devidamente treinados nas políticas e procedimentos da empresa. Ela pode conduzir uma orientação com novos recepcionistas e em seguida, fornecer formação contínua. Como o gerente direto de uma equipe de recepcionistas, a cabeça recepcionista também pode ser responsável pela definição e aplicação de determinadas políticas e procedimentos relacionados à forma como recepcionistas fazer seus trabalhos.
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