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Deveres trabalho de um recepcionista administrativo

Uma recepcionista administrativa é uma parte vital de qualquer empresa. Recepcionistas administrativas têm uma variedade de funções que envolvem o trabalho de escritório, executando recados e oferecendo apoio para aqueles que trabalham em outras posições em toda a empresa. Recepcionistas administrativos deve ser capaz de priorizar o fluxo de trabalho e estará envolvido em uma variedade de tarefas com a oportunidade de interagir com muitas pessoas.

cumprimentando visitantes



  • A recepcionista é muitas vezes a primeira e última pessoa que um visitante vê no escritório. A recepcionista fornece uma primeira impressão para os visitantes, fornecedores e candidatos a emprego. A recepcionista administrativo deve ter uma aparência limpa, fazer contato visual e cumprimentar cada visitante que eles chegam. No momento em que é preciso dizer "bom dia" e pedir o convidado como eles podem ser ajudados, a recepcionista tem a oportunidade de criar uma atmosfera de profissionalismo e simpatia. Em muitas empresas maiores, ninguém vê ou fala com gerentes, chefes de departamento ou CEOs sem primeiro passar pelo recepcionista. No ambiente de escritório, isso é chamado de ser o gatekeeper. Nesta posição, a recepcionista auxilia aqueles acima dela em manter seus horários ocupados flui sem problemas.

Comunicação telefone

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    telefone comunicação ocupa uma grande parte do dia da recepcionista administrativo. Além de atender o telefone, o que pode envolver o uso de um sistema de telefone multi-linha, recepcionistas também fazer chamadas de telefone de retorno para os gestores ou outro pessoal de escritório. voz do telefone e etiqueta são muito importantes já que a voz de outras pessoas ouvem pode ser o único contato que eles têm com a empresa. Uma recepcionista administrativo também usa o telefone para agendar reuniões, compromissos e planos de viagem para o seu chefe ou para fazer contato com fornecedores ou clientes.

processamento de textos

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    Recepcionistas usar ferramentas de processamento de texto para uma variedade de documentos para o pessoal do escritório. Eles podem criar memorandos, listas de inventário, ou na sua correspondência a ser enviada aos clientes ou clientes. Conhecimento de programas de processamento de texto é muito importante porque é como formatar diferentes tipos de documentos, como cartas comerciais, panfletos ou folhetos, listas e memorandos. Desde a correspondência através do correio pode ser única forma de um cliente de contato com a empresa, é importante o documento ser digitado usando boa gramática e ortografia correta.

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