Deveres e Responsabilidades recepcionista

A recepcionista fornece uma primeira impressão da empresa na forma como ela recebe os visitantes, candidatos e fornecedores. Ela deve ter uma aparência limpa e profissional, fazer contato visual e cumprimentar cada indivíduo no momento da chegada. Em muitas empresas maiores, ninguém vê ou fala com a administração superior ou CEOs sem primeiro passar pelo recepcionista. Isso é chamado de ser o gatekeeper. Como o porteiro, a recepcionista ajuda aqueles acima dela em manter seus horários ocupados fluindo sem problemas e com interrupção mínima.

A comunicação é importante e ocupa uma grande parte do dia da recepcionista. A recepcionista atende o telefone, o que frequentemente envolve o uso de um sistema de telefone com várias linhas, e também faz retornar telefonemas para a gestão ou outro pessoal do escritório. Escrito e correspondência de e-mail também são parte de seu trabalho. A recepcionista deve saber como escrever uma carta de negócios e criar um profissional de e-mail para os clientes da empresa ou empregados.

A manutenção de registos é outra parte do trabalho de um recepcionista. Isso envolve a manutenção de vendas e registros de compra, tendo atas de reunião, a apresentação de comunicações da companhia e gravar solicitações do pessoal e as informações do cliente. A recepcionista deve trabalhar com de processamento de texto programas, bancos de dados e planilhas. Altamente registros sensíveis devem ser tratados pelo recepcionista de uma maneira que mantém a informação confidencial.