Regras de etiqueta de negócios para um recepcionista

Recepcionistas são geralmente as primeiras pessoas que você vê ao entrar num escritório, o que os torna uma representação importante das empresas em que trabalham e os outros profissionais do escritório. Observando etiqueta empresarial é uma parte importante do trabalho de um recepcionista, mas as opiniões diversas e cambiantes de apenas o que constitui boas maneiras tornar difícil para um recepcionista ou supervisor para determinar o comportamento apropriado.

A importância de uma recepcionista como a pessoa que fornece uma primeira impressão para os chamadores e visitantes é difícil exagerar. A recepcionista com maus modos dá um tom negativo antes de uma reunião e não inspira confiança em clientes potenciais. Por outro lado, um recepcionista que observa etiqueta empresarial dá um forte senso de profissionalismo e eficiência. Isso não só melhora a imagem da empresa para pessoas de fora, mas também ajuda outros trabalhadores se sentem como se o seu escritório é um lugar profissional para trabalhar.

Recepcionistas representam seus empregadores em uma variedade de maneiras. Atender chamadas telefónicas e cumprimentando os visitantes são duas das tarefas mais comuns para recepcionistas, e ambos exigem a etiqueta apropriada. A política da empresa pode exigir recepcionistas usar um script de telefone predeterminado ao receber chamadas e entrar em contato com diferentes tipos de clientes. Em outros casos, recepcionistas estão autorizados a usar seu próprio critério em lidar com cada interação com um diferente, embora adequado, nível de formalidade e profissionalismo. Indivíduos que trabalham no escritório, por vezes, passar sobre regras adicionais para uma recepcionista, tais como quando e como o recepcionista pode contatá-los.

Enquanto alguns escritórios exigem recepcionistas para possuir um diploma do ensino médio ou faculdade, grande parte da formação etiqueta da recepcionista ocorre no trabalho. Recepcionistas pode começar a trabalhar em um escritório com uma posição que não exija interação, como um trabalho de entrada de dados ou auxiliar de escritório. Uma atenção para as políticas da empresa e como recepcionistas comportar pode qualificar novos funcionários para uma posição recepcionista pela primeira vez, o que irá gerar experiência que pode ser útil na busca outros empregos de recepcionista.

Cada indústria e escritório tem suas próprias regras de etiqueta para um recepcionista. Alguns escritórios exigir um modo formal do vestido e da fala. Outros impor uma forma mais casual de etiqueta para fazer clientes se sentir relaxado e bem-vindo. A comunicação entre uma nova recepcionista e supervisores é essencial para que todos saibam o que é esperado. Como recepcionista, se não tiver certeza da etiqueta para uma situação particular, educadamente desculpar-se e pedir um supervisor ou recepcionista sênior como você deve responder.

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Mesmo que cada escritório é diferente, recepcionistas pode ainda beneficiar de algumas das mesmas dicas. Multitarefa é essencial para um bom desempenho, mas quando alguém entra no escritório é importante para dar-lhe toda a sua atenção. Isto significa colocar chamadas em espera ou completá-las rapidamente, estabelecendo papéis e fazer contato visual direto. espaço de trabalho de uma recepcionista deve ser livre de desordem para projetar uma atitude mais profissional e também para tornar mais fácil para completar tarefas simples como encontrar informações e oferecer a alguém uma caneta para preencher um formulário. Finalmente, quando conduzir alguém em um escritório, a recepcionista deve sempre assumir a liderança para garantir o convidado que sua presença é permitida e para salvá-lo o embaraço de não saber para onde ir.