Dicas de Treinamento Recepcionista

Uma das principais funções de uma recepcionista está lidando com os clientes. A recepcionista é muitas vezes a primeira impressão que seus clientes terão da sua empresa. Por esta razão, é imperativo que ele ou ela lidar com eles de uma maneira em que você aprova. Determine como você gostaria que os clientes de telefone para ser recebidos e oferecer sua recepcionista uma folha de fraude que ele ou ela pode fita sobre a mesa ao lado do telefone, com o seu telemóvel preferido cumprimento escrito nele. Embora seja importante para todos os hóspedes do escritório a ser tratados com respeito, elaborar uma lista de pessoas extremamente importantes para que a sua recepcionista pode se familiarizar com quem eles são eo que fazem.

Organização é muito importante para a execução de um negócio sem problemas. Seu escritório terá um estilo inicial de organização com a qual a recepcionista não é familiar. Use etiquetas em tudo para ajudar a treinar a recepcionista em aprender o seu caminho de volta. Permitir que ele ou ela para arquivar e encontrar tudo para você, especialmente no início, então ele ou ela pode começar a prática e saber onde está tudo. Se você faz o trabalho do recepcionista para ele ou ela, só para fazê-lo, ele só irá dificultar a curva de aprendizagem. Certifique-se de que ele ou ela tem acesso a material de escritório e fornecer os números de telefone e instruções para todos os equipamentos de escritório, vendedores e pessoal de manutenção, de modo que ele ou ela pode cuidar de todas as substituições e reparos.

Recepcionistas muitas vezes assumem muitas tarefas além saudação clientes e organização do escritório. Certifique-se de que você é muito claro quando você contratar uma recepcionista que será esperado. Dê-lhe uma lista de rotinas da manhã, como fazer café, organizar sua agenda e preparar a sala de reuniões. Muitos recepcionistas não limpa, tenha certeza que você sabe o que seus limites são antes de pedir-lhe para arrumar sua mesa ou limpar os banheiros. Executando recados pessoais é outra questão sobre a qual você deve ser claro. Obtendo o seu café da manhã é uma coisa, mas é ele ou ela está disposto a pegar a sua limpeza a seco ou comprar flores para sua mãe?

Finalmente, você pode ter a recepcionista mais qualificados do mundo. Ele ou ela pode digitar rapidamente, ser extremamente organizado e saber todos os programas de computador que você usa, mas se a sua recepcionista não é conhecedor de que sua empresa faz, pode haver problemas no caminho. Fornecer-lhe informações sobre a empresa e, em particular, o seu escritório é responsável. Certifique-se de que ele ou ela tem uma cópia do manual do funcionário e sabe onde obter informações que ele ou ela precisa.