Quais são os deveres de um recepcionista na recepção?

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Diretório Grau e Recepcionista Descrição Job site ambos indicam que recepcionistas são responsáveis ​​pela manipulação telefonemas. Na verdade, Grau Diretório diz que esta é a tarefa mais importante recepcionistas executar. Eles têm que atender o telefone e transferir a chamada para os outros dentro da empresa se eles não podem lidar com as questões do chamador ou necessidades pessoalmente. Eles levam mensagens e pode fazer chamadas para lembrar os clientes sobre nomeações ou para confirmar dados como pedidos de fornecimento de escritório.

Recepcionistas cumprimentar todos que vem para o escritório principal. Eles podem conversar de forma amigável com o visitante para torná-los se sentir confortável e em casa. Eles alertar outras pessoas dentro do edifício que o visitante chegou. Às vezes, a recepcionista pode oferecer aos hóspedes algumas bebidas durante este período ou mostrar ao visitante onde ele ou ela pode ter um assento, se o visitante precisa esperar. A recepcionista também toma decisões sobre quando mostrar um convidado para outras áreas do edifício e serve como uma escolta para o visitante para se certificar de que o visitante não se perder.

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O recepcionista Descrição Job site aponta que recepcionistas tem que ser capaz de lidar com situações desconfortáveis, como quando um cliente está descontente com o serviço. A capacidade de difundir o conflito é importante no telefone, mas é ainda mais importante durante saudações e escoltando porque a chance de confronto físico é muito maior. Recepcionistas pode precisar para alertar o pessoal de segurança se estas situações escalar, a fim de manter os outros no cofre edifício.

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Recepcionistas pode ser responsável por uma série de tarefas administrativas, dependendo da organização. De acordo com Diretório Grau, essas tarefas incluem, mas não estão limitados a, inserção de dados em software de computador, pedido de suprimentos, arquivamento, gerenciamento de contas (contabilidade), o envio de correspondência via fax, correio ou e-mail e rastreamento / manuseio de inventário. Recepcionistas poderão participar das reuniões para a organização para que eles fiquem a par das necessidades da organização e, portanto, pode fornecer um melhor serviço.