Deveres escritório Recepcionista

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Uma das tarefas mais importantes é para cumprimentar as pessoas que vêm através da porta a cada dia. A recepcionista deve atender cada visitante com uma saudação feliz, e descobrir o seu negócio. Se o visitante tem um encontro com o vice-presidente, a recepcionista deve ligar e deixar que ele ou ela sabe a reunião está pronto. Se o visitante precisa para marcar uma consulta, ele ou ela deve agendar um horário que funciona. A recepcionista deve certificar-se os visitantes são confortáveis ​​como eles esperam. Empregadores esperam permanecer no tempo para reuniões, e eles confiam em seu recepcionista por esse motivo.

Atender telefones é outro direito necessário de qualquer recepcionista do escritório. Eles servem a função muito importante de triagem de chamadas e ter certeza que as pessoas certas alcançar os funcionários certos. Eles devem ser sempre picador no telefone. Se o chamador pede para falar com um determinado funcionário, eles devem transferir essa chamada. Se o chamador deseja agendar uma reunião, eles podem executar essa tarefa, mas não se esqueça de verificar com o empregador. Se o chamador simplesmente precisa para deixar uma mensagem, eles devem se certificar de ter um software de processamento de bloco ou palavra para derrubá-lo ou transferi-lo a voicemail.

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Grande parte do trabalho do recepcionista será certificando-se de que as nomeações são mantidos. O agendamento é dependente das necessidades e desejos de ambas as partes. Se o chefe não pode lidar com reuniões back-to-back, em seguida, a recepcionista deve espaço a seus compromissos. Se o cliente precisa atender na quarta-feira da próxima semana e não nesta segunda-feira, a recepcionista deve fazer as mudanças necessárias. É uma regra de ouro para confirmar sempre com ambas as partes quando reescalonamento. Também é uma boa idéia para imprimir ou enviar e-mail a programação a cada dia para o empregador para que ele ou ela fica na tarefa.

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Mail, se os pacotes, letras, expressar pacotes, ou mesmo e-mail, vai inundar o escritório. A recepcionista é responsável por certificando-se de cada pedaço de correio é entregue corretamente. Cada funcionário deve ter um cubículo ou caixa onde eles verificar seus e-mails. A responsabilidade do recepcionista é descobrir onde cada peça vai, e dividi-lo em conformidade. Se é um importante pacote, eles devem marcá-lo como tal.

Alguns consultórios médicos ou odontológicos têm registros de pacientes que precisam ser arquivado depois de cada visita. Outros escritórios manter casas abertas ou outros eventos, e precisa de um registro de quem ou quantos visitaram. Seja qual for o escritório precisa, recepcionistas deve saber o que acompanhar. Esses registros são frequentemente mantidos em software de planilha, então eles devem estar familiarizados com os programas de computador como o MS Excel.

Recados muitas vezes caem para a recepcionista. Por exemplo, eles podem ser convidados a ordem café para o chefe da manhã, ou eles podem ter que correr para a loja da esquina e pegar o almoço para todos. Eles provavelmente terá que fazer cópias de documentos em uma máquina de cópia durante o dia. Os detalhes de funcionamento do escritório, muitas vezes caem para eles.