Descrição trabalho de um secretário em um Hotel

secretários do hotel pode funcionar com qualquer número de profissionais administrativos dentro de um hotel. Em um hotel menor, o secretário pode ser o membro do pessoal de apoio para o gerente geral e o gerente do restaurante, bem como qualquer outro pessoal administrativo. Em um grande hotel, secretários pode estar em papéis mais matizadas, trabalhando no departamento de finanças do hotel, auxiliando o gerente de marketing, ou servindo sob o gerente do departamento de catering, por exemplo. Alguns postos de trabalho exigirão apenas um diploma do ensino médio, enquanto outros podem exigir mais avançado treinamento treinamento ou especialidade de secretariado em hotel ou restaurante de gestão. Em qualquer caso, o trabalho do secretário será geralmente para atender telefones, gerenciar documentos e comunicação, e cuidar da logística do escritório.

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Todos os secretários precisa ter fortes habilidades interpessoais para fazer seus trabalhos bem. Enquanto eles geralmente não funcionam na recepção do hotel, secretários ainda precisa estar pronto com um sorriso e uma saudação calorosa para os visitantes do escritório do hotel. Como os primeiros clientes pessoa ou fornecedores, muitas vezes encontro no escritório, secretários precisa ser capaz de responder a perguntas ou lidar com as preocupações das pessoas. Secretários também são muitas vezes responsáveis ​​por atender os telefones de escritório e dirigir clientes e fornecedores para os gerentes ou departamentos apropriados dentro do hotel.

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Gestão da comunicação é um grande pedaço de trabalho de um secretário. Ela pode ler e responder a perguntas gerais que entram no sistema de e-mail escritório do hotel e encaminhar as mensagens para a pessoa adequada. Ela também pode rever os registros diários para determinar se todos os convidados VIP são esperados naquele dia, e, em seguida, comunicar com o resto do pessoal sobre como lidar com os clientes. Se a gerência do hotel tem mensagens ou boletins específicos que vão para o resto do pessoal, o secretário pode ser a pessoa a escrever e distribuir essas comunicações. A parte de comunicação do trabalho exige conhecimentos de informática, muitas vezes incluindo o Microsoft Word e Excel e quaisquer comunicações internas ou sistemas O hotel utiliza reserva.

operações de escritório e agendamento muitas vezes caem ao secretário hotel. Ele pode ser necessária para gerir o calendário do gerente geral diária, por exemplo, bem como reuniões de funcionários de agendamento e envio de lembretes para a equipe. O secretário também pode ser responsável por programar o uso de salas de conferências internas ou salas de eventos especiais alugados pelos hóspedes. Para manter o escritório funcionando sem problemas, o secretário irá pedir suprimentos como papel, tinta de impressora ou café, e monitorar o equipamento de escritório para garantir que ele está em boas condições de funcionamento.