Os deveres e responsabilidades de uma secretária do escritório

A secretária do escritório cumprimenta clientes, candidatos a emprego e outros visitantes quando chegam ao escritório. Se o visitante tem um encontro com alguém que trabalha na empresa, a secretária do escritório irá verificar o visitante e anunciar sua chegada ao membro do pessoal apropriado.

Porque a secretária do escritório é muitas vezes a primeira impressão pessoas têm da empresa, ela deve manter uma aparência profissional e comportamento em todos os momentos. O uso da etiqueta apropriada e uma atitude amigável são uma parte importante do trabalho da secretária do escritório. Um aperto de mão e contato visual à chegada permite ao visitante conhecer a sua presença é reconhecido e apreciado. Quando um visitante ou o cliente sai do prédio, a secretária do escritório vai agradecer-lhe por ter vindo e verificar se ela estava, se necessário.

Telefone e comunicação escrita é vital para ajudar a empresa a avançar e construir o negócio. A secretária do escritório desempenha um grande papel no processo de comunicação dentro do escritório e companhia. Ele toma telefonemas, redireciona a chamada para a pessoa adequada ou leva uma mensagem, coloca telefonemas aos clientes, e fornece informações ou instruções para aqueles que pedir ajuda.

Além da comunicação de telefone, a secretária do escritório também está envolvido na correspondência escrita e-mail. Executivos ou gestores podem pedir a secretária do escritório para escrever cartas ou responder a pedidos de clientes. Se a comunicação ou correspondência ocorre no telefone, através de uma carta ou um e-mail, a secretária do escritório deve sempre comunicar de uma forma profissional, mantendo a reputação da empresa tem trabalhado para construir.

Um escritório ocupado exigirá constante actualização dos registos e dados. Se a empresa está envolvida na venda de produtos ou serviços, registros de vendas, inventário e pedidos dos clientes terá de ser atualizado a cada dia. A secretária do escritório entra pagamentos feitos por clientes e clientes e também pode auxiliar o departamento de contabilidade com registros atualizados de pagamentos enviados aos fornecedores.

Além de registros relacionados a vendas, a secretária do escritório também mantém registros de reuniões através de atas de reuniões. A manutenção de registos fornece a empresa com uma história do que ocorreu e pode ser vital para o progresso da empresa. Muitas horas são gastas, pela secretária do escritório, atualização e manutenção de registros escritos e registros no computador.