Como organizar um Departamento Administrativo

Aumentar a eficiência. Implementar uma abordagem de desempenho centrada às atividades. Organizar tarefas diárias e semanais com foco em alta performance, em vez da conclusão de longas listas de tarefas.

Estrutura e integrar as atividades administrativas mais importantes do seu escritório entre o pessoal sênior. altos funcionários tarefa com o gerenciamento de relatórios de despesas e oferecendo apoio administrativo a um ou mais membros da administração, em vez de todo o escritório.

Delegar tarefas administrativas, tais como a abertura de correio, atender telefones e digitação, a entrada de nível de pessoal administrativo, incluindo assistentes administrativos, secretárias e estagiários.

Escorar atividades que não beneficiam toda a organização. Evite atividades que não correspondem as metas estabelecidas pelo pessoal de gestão de topo. Por exemplo, out-lugar a prática de programar planos de viagem pessoal de última hora ou delegar a tarefa a um membro do pessoal de nível inferior que pode pick-up e drop tarefas sem que isso afecte negativamente o fluxo de trabalho.

Implementar o desejo de gestão para a mudança. Freqüentemente, downsizing é um componente necessário para a mudança em um escritório administrativo, especialmente se um departamento administrativo não está a funcionar de forma coesa para beneficiar toda a organização. Um escritório cheio de assistentes executivos que trabalham individualmente para atender as demandas de pessoal de gestão de topo, independentemente das necessidades organizacionais é um exemplo.