Quais são os deveres do pessoal administrativo?

Um pessoal administrativo é a espinha dorsal de qualquer negócio bem sucedido, muitas vezes fornecendo serviços clericais inestimáveis. De fax e fazer cópias para tratamento de correio, tomando e transcrever notas de reuniões e mais, as funções de uma equipe de funcionários administrativos servem para liberar altos funcionários para se concentrar em outros aspectos da organização. Dependendo do tamanho da empresa, o pessoal administrativo pode variar de apenas um par de pessoas para um grande grupo de funcionários, alguns dos quais podem ser mais altos cargos do pessoal com funções administrativas ligadas à sua posição.

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O pessoal administrativo é responsável por trabalhar os telefones para a maioria das empresas. De responder a linha principal e transferência de chamadas para o funcionário direito de tomar mensagens quando as pessoas estão fora do escritório, esta é talvez uma das partes mais importantes e demoradas do trabalho. pessoal administrativo também deve ser capaz de responder a perguntas gerais sobre a empresa, fornecer informações básicas (tais como direções, horas de endereços de operação e empresa). Os funcionários devem manter a capacidade de trabalhar um telefone multi-line e ser proficiente em serviço ao cliente.

De canalizando mail para as pessoas certas para o envio de lembretes de reuniões e intra-office e-mails em tempo hábil, o pessoal administrativo é responsável por manter todos os outros membros da equipe na mesma página. Esta equipa é geralmente responsável por coordenar reuniões durante todo o pessoal e certificando-se todos no escritório recebe as informações sobre quando e onde terá lugar. Eles enviar lembretes de escritório em geral e certificar-se de outros membros da equipe são informados sobre as políticas operacionais gerais da sociedade, como um todo.

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funcionários administrativos também são geralmente acusado de qualquer correspondência de saída para a empresa. De coordenação, programação e confirmando pacote pick-ups para fax e / ou enviando contratos importantes, essa equipe deve ser capaz de lidar com essa parte do trabalho com eficiência e organização. Afinal, perdeu fax ou um pacote mal direcionada pode ser prejudicial para a empresa, resultando em um negócio indo de leite ou um impacto financeiro negativo.