Lista de tarefas administrativas

Toda empresa, independentemente da indústria, tem deveres administrativos que precisam ser tratadas para que a empresa se manter organizado e executado de forma eficiente. Esses deveres são muitas vezes realizado por um secretário, recepcionista, assistente administrativo, assistente executivo ou gerente de escritório. Em empresas menores, onde não podem existir tais papéis, os funcionários devem trabalhar juntos para garantir que os direitos administrativos estão concluídas.

A apresentação de documentos importantes em lugares apropriados em tempo hábil é um dever administrativo que inclui a colocação de pastas em armários de arquivos ou documentos em on-line programas de gerenciamento de documentos. sistemas de arquivamento precisos garantir que os funcionários têm acesso a registros financeiros, registros de clientes e pesquisa.

Pesquisa de informação para os clientes, gerentes e colegas de trabalho, quer on-line, em sistemas de arquivamento de escritório ou em livros é um dever administrativo essencial que ajuda as empresas têm as informações necessárias para iniciar e projetos de acabamento. Esta informação é geralmente compilado, resumida, distribuída às pessoas necessárias e apresentados em um relatório ou uma planilha.

Se você possui uma agência de publicidade ou uma lavanderia, os clientes vão chamar com perguntas sobre produtos e serviços, horas de operação, os pedidos de informação ou com dúvidas sobre os preços. Responder a essas chamadas e tendendo às necessidades dos clientes é um dever administrativo que pode afetar o sucesso ou fracasso de uma empresa. comunicação ineficaz com os potenciais clientes podem deixar uma má impressão da organização. É importante a pessoa que executa esta tarefa administrativa é agradável, cordial e experiente sobre a empresa.

Como um visitante entra em um escritório, uma recepcionista ou secretária é geralmente sentado à porta para dizer “Olá”, acolher o visitante ao local de trabalho, ajudar com perguntas e dirigi-lo para a pessoa apropriada, escritório ou divisão. Quer se trate de uma pessoa de entrega de cair um pacote ou um cliente entrando para um compromisso agendado, cumprimentando visitantes é um dever administrativo essencial.

Vídeo: Auxiliar assistente administrativo

Mantendo quartos de abastecimento e armários abastecido com papel, canetas e outros materiais de escritório é um dever administrativo. As tarefas atribuídas a este posições incluem a receber ordens de outros funcionários, acompanhamento de encomendas, dispersando itens no momento da chegada e de gestão das facturas.

Vídeo: #5 - Definição de Tarefas

Além de compor e-mails e cartas comerciais para a criação de relatórios, planilhas e bancos de dados, funções administrativas também incluem a criação e gestão da distribuição destas comunicações escritas. Se estas comunicações são para colegas de trabalho ou clientes, as tarefas são concluídas usando programas de processamento de texto e planilha para criar documentos profissionais e concisas.

Vídeo: Administração de Tarefas - Parte 1

Vídeo: Rotinas Administrativas - Aula 01

Criação de salas de conferência e salas de reuniões, fazer arranjos de restauração, ordenação e criação de equipamentos de áudio-visual e preparação de agendas caem na categoria de tarefas administrativas. Estes deveres fundamentais são essenciais quando as empresas têm conferências ou reuniões com clientes em ou fora do escritório.