Deveres clericais e Rotinas de Escritório

Muitos escritórios estão equipadas com recepcionistas e assistentes que respondem telefones e tela de chamadas recebidas. Eles devem saber informações sobre a empresa, a fim de responder às perguntas que vêm. Eles rotear chamadas e receber mensagens quando os funcionários não estão disponíveis. Muitas empresas recebem grandes volumes de chamadas de telefone, e recepcionistas deve ser capaz de lidar com eles de forma adequada e eficaz. Os funcionários da frente mesa cumprimentar todos os visitantes, colegas e clientes que visitam a empresa. Eles tela e deve imediatamente determinar que tipo de acesso que o visitante vai exigir. Eles são responsáveis ​​por entrar em contato com a segurança quando um visitante deve ser escoltado do edifício. Alguns funcionários manter registros consulta com informações sobre quem esperar em determinadas épocas e onde enviá-los.

Tarefas que envolvem a papelada variam dependendo da natureza da empresa. Em ambientes médicos, os registros devem ser criados, atualizados e informações de faturamento filed- deve ser papelada obtained- e companhia de seguros preenchido e arquivado. Em um escritório jurídico, preparação da documentação para os advogados podem ser necessário- alguns advogados podem orientar o pessoal do escritório para realizar pesquisas utilizando revistas jurídicas. Em uma instituição educacional, pessoal do escritório pode ter que atualizar os registros dos alunos e horários das aulas pista. Alguns funcionários podem ter que atualizar as informações da folha de pagamento e pagar contas. Outros funcionários podem ter que entrar faturas, ordens de compra e outros documentos de contabilidade em sistemas de computador. Depósito e papelada digitalização são outras funções de escritório comum. pessoal administrativo também processar mensagens recebidas e enviadas.

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Alguns funcionários de escritório servir como suporte para a liderança da empresa. Esses membros da equipe coordenar chamadas em conferência e pode servir como supervisores do restante pessoal de escritório. Eles podem rever memorandos, cartas e outra correspondência recebida para a priorização. Eles preparam agendas para reuniões futuras e transcrever as informações necessárias a partir de reuniões e teleconferências. Eles tomam ditado em cartas e memorandos e organizar toda a papelada necessária em arquivos. Eles agendar e coordenar quaisquer planos de viagem para a gestão e pode reservar hotéis, aluguel de carros e restaurantes.

A equipe do escritório gerenciar tipicamente material de escritório na sala de estoque de uma empresa. Eles podem ter que solicitar papel, cartuchos de tinta de impressora, canetas, lápis, blocos de notas, marcadores, envelopes, papéis timbrados e outros suprimentos necessários para gerir uma empresa. Chamam empresas de manutenção para verificar em máquinas de fax e impressoras, se necessário. A compra de novos equipamentos de escritório e de instalação normalmente é da responsabilidade de alguém no escritório.