Conhecimento de procedimentos gerais de escritório

Um telefonema é muitas vezes a primeira impressão de um cliente de uma empresa, por isso é importante para os funcionários para responder com uma saudação adequada, transmitir um tom positivo e saber como responder a perguntas comuns. sistemas de telefone da empresa pode ser tão simples como uma única linha de entrada ou uma configuração de várias linhas complexo. Os funcionários devem saber como os telefones funcionam, incluindo como encaminhar chamadas, chamadas colocar em espera, verifique o correio de voz e alternar entre linhas. Gestão pode especificar os procedimentos para quem deve aceitar determinadas chamadas, linhas de tempo para responder aos pedidos de telefone e outras situações encontradas durante um dia de trabalho típico.

Recepção e distribuição de correio é uma tarefa comum de negócios realizados por pessoal administrativo de uma organização. Procedimentos relativos correio pode incluir quem recebe itens específicos, como lidar com lixo eletrônico ou peças não solicitadas e hora linhas de distribuição. A administração também pode estabelecer procedimentos para saber como enviar e-mail, incluindo o pagamento de postais, papel timbrado ou envelopes particulares de usar e-mail intraoffice em organizações maiores. funcionários administrativos devem entender como esses processos funcionam para que eles possam executar responsabilidades em tempo hábil, certificando-se e outros funcionários recebem documentos necessários.

A maioria das organizações dizem respeito a um tipo específico de cliente, sejam eles consumidores, estudantes, empresas ou mesmo outros funcionários. Não importa o tipo, oferecendo um serviço de qualidade é uma tarefa importante. funcionários administrativos interagem com clientes ou clientes por telefone, por e-mail e em pessoa. As empresas podem estabelecer procedimentos para essas interações que os funcionários administrativos têm com os clientes. Estes procedimentos podem incluir saudações particulares ou frases para usar, atitudes esperados, pontualidade das respostas e respostas padrão para perguntas comuns.

Porque os trabalhadores em empresas e organizações precisam de suprimentos básicos para executar tarefas, muitas vezes é o trabalho de um membro do pessoal administrativo para encomendar estes itens. Desde solicitação de suprimentos envolve o uso de recursos financeiros, os funcionários devem entender as regras para que os fornecedores de usar, formas de pagamento e que aprova compras. As organizações também pode estabelecer orientações para controle de estoque e determinar quando as compras precisam ser feitas. O conhecimento desses processos permite que os funcionários administrativos para executar essas responsabilidades e garantir que colegas tenham as ferramentas e materiais necessários para os seus empregos.