Deveres pessoal administrativo

O pessoal administrativo desempenha um papel vital em qualquer empresa. Os membros da equipe são os que executam as tarefas do dia-a-dia de um escritório típico, e muitas vezes são chamados a realizar uma série de outras funções para a empresa também. No entanto, deveres e expectativas de pessoal administrativo nem sempre são claras aos candidatos, e deve ser bem definida pela empresa antes de contratar.

funcionários de escritório são responsáveis ​​por responder, dirigir e fazer chamadas telefônicas. Eles devem realizar estas chamadas de uma forma profissional e ser capaz de transferir chamadas e chamadores rota para a caixa de correio de voz adequado, se a pessoa não está lá ou é em outra chamada. Eles também devem estar familiarizados com os papéis de cada funcionário para que as chamadas podem ser transferidas corretamente. Eles também devem estar familiarizados com o que é necessário para transferir chamadas, eo que chama, tais como telemarketing, dê uma prioridade menor.

funcionários de escritório são responsáveis ​​tanto para mensagens recebidas e enviadas. -mails recebidos precisa ser resolvido e entregues aos destinatários, ou aberto pelo pessoal administrativo para determinar a natureza da discussão, como uma reclamação do cliente, e enviá-lo para o lugar apropriado. saída e-mails devem ser organizadas, endereçado e selado. Além disso, o pessoal administrativo irá coordenar com os serviços de transporte, tais como Federal Express para entrega de pacotes e pick-up.

A responsabilidade de gerenciar documentos internos também cai em grande parte para o pessoal administrativo. funcionários de escritório são responsáveis ​​pela digitação, fotocópias, distribuição e depósito ou destruir todos os documentos internos. Eles mantêm um sistema de arquivamento em ordem alfabética adequada, e rastrear documentos sensíveis que devem ser destruídos depois de um certo tempo. Além disso, quaisquer grandes quantidades de fotocópia será delegado a um membro do pessoal.

funcionários de escritório muitas vezes são esperados para coordenar eventos da empresa. Eles providenciar comida para ser entregues no tempo correto, e que quaisquer doações serão copiados e disponíveis. Eles também irá ajudar a projetar quaisquer apresentações em PowerPoint ou outros elementos multimédia que podem ser apresentadas, e garantir que a sala de conferências em si é na ordem correta antes do início do evento.

funcionários de escritório são muitas vezes encarregado de encomendar material de escritório, conforme necessário, e distribuição de dinheiro em caixa para outros membros do gabinete de necessidades, tais como passeios de táxi ou suprimentos urgentemente necessários. pessoal administrativo geralmente executar uma ordem de fornecimento uma vez por semana e outras ordens como as necessidades surgem.