Deveres de um assistente administrativo

Assistentes administrativos desempenhar funções tais como organizar reuniões, a programação de compromissos, mantendo o calendário do escritório, respondendo telefones e edição de correspondência. Eles mantêm arquivos de escritório e bases de dados e criar planilhas eletrônicas e apresentações. Muitas vezes, suas responsabilidades incluem também a compra de suprimentos e gestão de sala de abastecimento.

Suas funções de atendimento ao cliente incluem receber visitantes de escritório e vendo que eles têm a assistência de que necessitam.

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O outro trabalho de assistentes administrativos muitas vezes depende da indústria em particular. Em escritórios de advocacia, os administradores ajudar a preparar documentos legais, enquanto que em consultórios médicos que faturar companhias de seguros. Nos escritórios escolares, manutenção de registros de estudante e se comunicar com os pais estão entre suas funções.

O título nível e trabalho determinar quanta responsabilidade cai para um assistente administrativo. administradores de nível de entrada se concentrar em funções clericais e tarefas básicas do computador, mas os administradores seniores com conhecimentos de informática avançados normalmente assumir funções administrativas, incluindo supervisão pessoal administrativo e treinar os novos contratados. Assistentes administrativos para executivos também podem fazer a pesquisa, escrever relatórios, levar alguns minutos em reuniões, supervisionar outros administradores e fazer planos de viagem.

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capacidade de organização é essencial porque principal tarefa do administrador é manter registros de escritório e acompanhar as reuniões e compromissos. Administradores também devem ser capazes de se comunicar bem em Inglês oral e escrita e realizar pesquisas na Internet. O trabalho exige proficiência com equipamentos de escritório, incluindo computadores, fotocopiadoras, sistemas de telefone, fax e equipamento de videoconferência.

Dependendo da posição e da indústria, admins precisa proficiência com vários programas de computador, como e-mail, contabilidade, banco de dados, planilha e software de processamento de texto.

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Assistentes administrativos precisa de um mínimo de um diploma do ensino médio, que inclui aulas de práticas de escritório e software de computador. treinamento adicional em Inglês e conhecimentos de informática é útil, e muitos administradores tomaram algumas de escola ou colégio aulas técnicas ou ter um grau de associado. Os empregadores também costumam treinar os novos contratados em seus procedimentos de escritório e o vocabulário do negócio particular - por exemplo, vocabulário jurídico.

Os administradores podem obter a certificação voluntária da Associação Internacional de Profissionais Administrativos. Certificação requer de dois a quatro anos de experiência, dependendo de educação de um administrador, e os candidatos também devem passar por um exame.