Quais são tarefas de escritório básicas?

serviço ao cliente e habilidades interpessoais são muito importantes em uma posição administrativa. Esses profissionais são muitas vezes obrigados a atender telefones, que pode ter várias extensões. Estas chamadas, por sua vez, deve ser corretamente selecionados e encaminhados. Se o destinatário da chamada não estiver disponível, o assistente administrativo deve levar uma mensagem, reunindo todas as informações pertinentes em relação à chamada. Um tom de voz agradável e resposta cortês são importantes quando respondendo e encaminhamento de chamadas telefônicas. Desde o assistente administrativo pode ser o primeiro ponto de contato para o cliente, dando a impressão de que a sua chamada não é importante é um reflexo negativo crítica da empresa.

habilidades de processamento de texto são um aspecto muito importante de um trabalho administrativo. Assistentes deve ter algum conhecimento de software de processamento de texto amplamente utilizado, como o Microsoft Word e PowerPoint. Os tipos de documentos que o assistente podem ser feitas para completar incluem memorandos, relatórios e correspondência. habilidades de entrada de dados também são importantes, pois a introdução de informações em um banco de dados corporativo ou planilha pode ser uma parte das tarefas necessárias para o trabalho.

No ambiente de escritório, toda a informação que está sendo encaminhado através do escritório deve ser apresentado de alguma maneira, seja em um armário, gaveta ou eletronicamente. Isso requer a compreensão sistema de arquivamento da empresa e garantir que toda a documentação é armazenada usando um método que irá permitir que outros possam encontrá-lo facilmente, ordem alfabética ou numérica. O assistente deve ser capaz de classificar quantidades maciças de documentos para facilitar a distribuição e referência. A correspondência é frequentemente distribuído para o assistente em lotes. A capacidade de analisar e classificar estes documentos é adequadamente um componente-chave dos deveres do assistente.

A organização é essencial para manter o controle de papelada importante e saber exatamente onde que a documentação deve ser armazenado. Além disso, assistentes administrativos são responsáveis ​​por organizar reuniões e manter horários de consulta para os seus patrões. Estar ciente das prioridades, em termos de programação, faz bom uso do tempo do executivo. características calendário, tais como aqueles encontrados no Microsoft Office, são úteis a este respeito. Estar familiarizado com recursos da Internet também é uma vantagem, especialmente se o assistente deve fazer planos de viagem ou material de escritório ordem.