Habilidades Secretariais e Deveres

A operação do sistema central e telefone é um importante dever dos secretários. telefone trabalho também requer habilidades de serviço ao cliente superior. Por exemplo, secretários devem atender o telefone educadamente com a saudação empresa apropriada. Independentemente de seus sentimentos pessoais, eles devem se comunicar de uma forma respeitosa. Eles devem estar preparados para responder a questões dos clientes e reclamações relativas a pessoal, produtos e serviços da empresa.

Secretários devem ter excelentes habilidades organizacionais para monitorar e gerenciar calendário de eventos do seu empregador. Isto significa programação e lembrando os empregadores de reuniões importantes ou compromissos, preparando espaços para reuniões no local e organizar a entrega de materiais necessários para reuniões, tais como material de escritório, equipamento informático, bebidas e itens de serviço de alimentação.

Um número de funções de secretariado exigem conhecimentos de informática. Secretários deve criar, editar e imprimir documentos, criar e manter planilhas, realizar pesquisas de Internet e enviar e receber e-mails. Alguns secretários são obrigados a usar o software de computador para preparar apresentações de PowerPoint. Outros devem atualizar o site da empresa ou postar informações para sites de redes sociais, como Facebook, MySpace e Twitter.

Organização de arquivos de escritório e informações faz parte do trabalho do secretário típico. Dependendo da empresa, o sistema de arquivamento pode ser eletrônico, digital ou papel. Secretários devem ter excelentes habilidades organizacionais e tornar-se adepto de qualquer sistema seus empregadores usar.

Experiência no uso de outros equipamentos de escritório é essencial para secretários. Por exemplo, eles usam uma máquina de fax, copiadora, scanner ou uma impressora. Carregando papering, fixando os atolamentos de papel, substituindo tinta e toner e solução de problemas reparos simples também são tipicamente sua responsabilidade.

Alguns empregadores dar suas responsabilidades secretários de contabilidade. Eles podem pagar contas de fundos da empresa, envie faturas e desempenhar funções de orçamentação ou executar tarefas de folha de pagamento. Os secretários devem ser hábeis em usar a máquina de somar 10-chave e saber como usar o software de contabilidade computador, como Quickbooks.

Secretários são muitas vezes responsável pela correspondência e entregas. Secretários enviar, receber e classificar e-mail para o escritório. Eles também agendar pick-ups para pacotes de saída e assinar pacotes sendo entregue.