Dicas recepção

Como um ditados populares vai, "Você nunca tem uma segunda chance para fazer uma primeira impressão." A pessoa que ocupa a recepção em um escritório de negócios não só tem uma responsabilidade gatekeeper de controlar o tráfego de visitantes, mas também ajuda a definir o tom de que tipo de serviço e atenção ao cliente pode esperar receber.

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Seu guarda-roupa recepção não precisa ser caro ou a última moda, mas deve ser puro, limpo, profissionalismo projeto recém-passadas e. Ou não o seu escritório tem um código de vestimenta formal, o que vestir para trabalhar deve ser consistente com o tipo de serviços de escritório fornece aos seus clientes. Homens e mulheres devem tanto se abster de utilizar muita colônia, tendo penteados radicais (a menos que seja um salão de beleza ou modelagem / agindo agência), roupas ou acessórios que são politicamente incorreto ou ofensivo, ou negligenciando a higiene básica ostentando.

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A maioria dos escritórios têm políticas que dissuadem telefonemas pessoais para fins diferentes situações de emergência. Mesmo que o seu próprio escritório é mais liberal sobre isso, ele envia a mensagem errada para walk-in clientes se você estiver yakking muito ocupado com sua dieta, seu namorado, ou sua vida para dar-lhes o reconhecimento ea atenção que merecem. Se você está no telefone com um cliente real ou fornecedor, é perfeitamente aceitável para perguntar se ele se importaria de ser colocada em espera ou chamada de volta. Se você está apenas encerrando uma chamada, você deve sempre reconhecer a nova chegada com um sorriso, a boca "Eu estarei com você", e um gesto para ter um assento.

Mesmo se você está tendo absolutamente o pior dia de sua vida, um cliente ou cliente deve ser a última pessoa a saber disso. Estadia agradável, alegre e educada e atenciosa. Tirando suas frustrações através da raiva e descortesia ou descarregar os seus problemas em clientes como se fossem seus terapeutas walk-in pessoais é provável que perca a sua empresa de negócios valiosa. Se você está muito estressado para lidar com a recepção profissionalmente, você provavelmente não deveria estar no trabalho.

Nunca deixe itens à vista em sua mesa que poderiam comprometer a segurança ea integridade do escritório. Isto inclui as chaves do escritório, livros de endereços, calendários, arquivos Rolodex e documentos pessoais. O monitor do computador não deve ser visível para os hóspedes que chegam. Se você tem que sair de sua mesa, qualquer arquivo de computador que estava a trabalhar deve ser fechado. Você mesmo modo deve tomar cuidado especial com itens pessoais, como bolsas e carteiras e garantir que eles são ou em sua pessoa ou trancado em uma gaveta sempre que você estiver longe de sua mesa.