Como Organizar conferências Eventos

eventos da conferência são emocionantes, mas ter um monte de trabalho e planejamento. Em muitos aspectos, o planejamento de uma conferência é uma tarefa ingrata. Para coordenar um bom evento, você precisa de tempo, uma equipe e um plano. Você precisa planejar logística, atividades e entretenimento e ajudar os participantes com hospedagem e transporte. Você precisa ser perspicaz na negociação, flexível no planejamento e capaz de resolver criativamente problemas.

participantes estimativa. A fim de planejar adequadamente o local, alto-falantes, oficinas e orçamento, você precisa para estimar o número de participantes. Você pode basear a sua estimativa de quem você pretende convidar. Se você tem o registro de freqüência dos eventos anteriores, você pode usar isso para estimar.

Plano de seu orçamento. Se você gosta do seu trabalho, você vai querer só para gastar o montante de dinheiro que você tem. Você precisa saber o quanto alocar para o local e outras despesas.

Delinear o seu evento. Será que o evento de conferência de três dias ou quatro dias? Haverá um alto-falante para o almoço e à noite? Ou você vai ter quaisquer eventos noturnos em tudo? Neste ponto, seus planos devem ser flexíveis, mas é importante ter uma idéia.

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Reserve o seu local. Não é incomum para os locais de conferência de ser reservado anos de antecedência. Decidir quando a negociar o contrato se você quer restauração in-house.

Enviar salve a data informações. Depois de ter seu contrato local, você pode fazer convidados conscientes quando e onde o evento será. Se você tem um site de conferência, atualizar as datas em linha também.

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alto-falantes do Livro e entretenimento. Você quer ter como muitos oradores reservado o mais rápido possível. Isso irá ajudá-lo a finalizar workshops e sessões plenárias. Além disso, tem alto-falantes de backup porque, inevitavelmente, as coisas vão sair de forma diferente do que você espera.

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Roda e negócio. Como você se seus planos finalizado, você pode começar a fazer planos para patrocínios corporativos. Pergunte empresas para patrocinar eventos, oferecer prêmios ou ajudar a promover a sua conferência. Além disso, entre em contato com hotéis locais para reservar descontos para os participantes. Se você não adquirir fornecedores, fazer arranjos para alimentar os participantes.

Configurar o registro. Se você está aceitando inscrições on-line, por correio ou por telefone, ter todos os seus processos para gerir os registos. Certifique-se de resolver todas as torções e solucionar os processos antes do tempo.

Enviar convites. Agora que você tem os processos e informações no lugar, você pode enviar convites. É conveniente para enviar convites por e-mail para os eventos da conferência. Se você tem convidados especiais ou VIPs, você pode enviar-lhes convites pelo correio.

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Esteja preparado para qualquer coisa. Só porque o evento já começou não significa que seu trabalho é longo. Inevitavelmente, você vai precisar para responder a perguntas, resolver um problema ou descobrir onde algo está.

Faça uma conferência de wrap-up. A melhor época para aprender com seus erros é quando eles estão frescas em sua mente. Tome um momento para avaliar com os seus modos de equipe que você pode melhorar em cima o evento da próxima vez.