Como montar uma conferência Speakers

O trabalho de um planejador de reunião pode ser assustador dado o número de detalhes envolvidos com o planejamento e a realização de uma conferência de alto-falantes, mas se você gosta do desafio de multitarefa e são conhecidos por serem um mestre em detalhes malabarismo, você estará bem preparado para o trabalho.

Coisas que você precisa

• Local
• plano de backup de emergência

Comece a planejar sua conferência altifalantes pelo menos um ano de antecedência-mais tempo se as pessoas que você pretende apresentam como oradores convidados são homens e mulheres cujos calendários preencher anos de antecedência de alto perfil. Criar uma lista de verificação mestre que detalha todas as tarefas que devem ser realizadas para trazer palestrantes para a conferência e os suprimentos, equipamentos e provisões que devem ser obtidos para encenar o evento.

Reserve um local da conferência em um local de fácil alcance que está convenientemente localizado perto de aeroportos, transporte público, hotéis, restaurantes e outras amenidades como funcionários nestes locais são treinados para lidar conferência multidões 24/7. Pergunte ao seu advogado para redigir um contrato de língua padrão para que você tenha um acordo legalmente vinculativo com cada alto-falante para mostrar-se e participar do evento.

Trabalhar em sua agenda conferência para falantes estão programadas propositadamente. Atribuir os oradores mais dinâmicos para lidar com as ranhuras palestras e finais para que os participantes está animado com as observações do primeiro e inspirado pelas palavras do último. Informar os falantes de seus prazos e mostrar-lhes a importância de deixar tempo para responder perguntas.

Pedido de suprimentos, mesas de inscrição, providenciar o aluguer de equipamento, sinalização, emblemas e um sistema de recebimento / caixa de cartão de crédito para aqueles que não compraram ingressos antecipados. Enviar uma programação confirmando a conferência oradores vários meses de antecedência da data de permitir aos participantes bastante tempo para fazer planos de transporte. Verifique responsabilidades, por exemplo, reembolsos de passagens aéreas, hospedagem prebooked da sua organização ou limites de despesa per-diem, e certifique-se falantes receber uma lista de eventos sociais a que está convidado como parte de sua visita.

Conceber um plano de backup cobrindo possibilidades catastróficas: a morte ou lesão de um alto-falante ou uma mudança de local de última hora. Atribuir voluntários para atuar como anfitrião e reserva limousine de cada alto-falante ou serviços de táxi para conduzir alto-falantes em torno de se o transporte não está entre as responsabilidades do hospedeiro. Conclua tarefas de última hora, como encomendar lanches e casos de água para alto-falantes.

Muster sua resistência para os últimos dias preconference - se meios audiovisuais estão indo para ir em falta, quarto de hotel mix-ups estão a ocorrer e os aviões estão atrasadas, isso tende a ser o momento em que as coisas ficam fora de controle. Mantenha o seu juízo sobre você e confiar em sua lista mestre. Uma vez que você tenha escrito postconference notas de agradecimento aos alto-falantes, faça um favor e tirar férias. Você ganhou.