Como escrever um relatório factual

Os relatórios são o método mais comum de dispersar informações no mundo dos negócios. relatórios factuais analisar e descrever uma situação e incluem uma grande quantidade de dados precisos. geradores de relatórios bem sucedidos sabem que escrever o relatório é apenas o fim do processo. Eles planejam seu relatório, eles consideram a sua finalidade e quem vai lê-lo e eles decidir o que colocar nele e como organizá-la de forma eficaz. Um relatório factual efetivamente escrito e bem apresentado é o resultado de um processo cuidadosamente planejado.

Considere o que o leitor já sabe. Os problemas mais comuns em relatórios factuais estão superestimando e subestimando o conhecimento de um leitor. É fácil de sobrecarregar as pessoas com jargão ou aborrecê-los com informações simplista. Tente descobrir o quanto o seu leitor já sabe e comunicar ao nível adequado de conhecimento.

Pense sobre a posição do leitor. O leitor pode ter interesses especiais, gosta ou não gosta. Entenda o que seu leitor quer realmente. Entregar um relatório que vai apelar para suas atitudes ou pode não ter lido. Refletir sobre se a pessoa ler o relatório será fazê-lo com base em idéias preconcebidas sobre o conteúdo.

Decida o conhecimento factual o leitor precisa. Considere a extensão em que você precisa para dar informações de fundo ou definir termos técnicos.

Olhe para o que os fatos que o leitor quer aprender. Pense em como os dados factuais que você está apresentando vai entregar isso. Às vezes, o processo pode mostrar que um relatório não é necessário em tudo ou que o objectivo pode ser melhor atendidas de outra maneira.

Escolha o seu material com cuidado. Mantenha-o simples e justificar suas conclusões. Simplificar, tanto quanto possível. Descarte o material estranho e concentrar-se no essencial. Justificar suas conclusões com fatos e estado onde você os encontrou. Construir os fatos em um caso de lógica e consistente, de modo que o leitor pode chegar às mesmas conclusões.

Planejar a estrutura do relatório. Os fatos devem ser um conjunto de orientações que levam o leitor a sua conclusão. Comece por dividir seu relatório em seções principais. Cada assunto pode ser subdividida desta forma. Estas subdivisões podem tornar-se os títulos em seu relatório. Faça uma lista em cada ponto de todos os pontos que você quer trazer para cima e observe as informações que você precisa para apoiá-los. Organizar os pontos em uma seqüência lógica que atenda seus objetivos.

Aplicar um estilo apropriado. Embora os relatórios seguem as convenções rígidas, há espaço para o estilo pessoal. relatórios eficazes utilizam um processo de elaboração e reformulação. Escolha terminologia familiar para o seu leitor. Os termos técnicos são úteis para outros especialistas, mas vai ser confuso para os outros.

Utilizar técnicas de apresentação apropriados. Os relatórios contêm tabelas, gráficos, gráficos de barras ou outros diagramas para apresentar os dados.

Prepare uma página de título. Isso normalmente contém o título, as legendas, data, nome e posição do autor na empresa. Ele também irá indicar quem está recebendo o relatório factual. Pode também levar um número de referência ou outra forma de classificação.

Escreva um sumário. Isto é especialmente necessário se o relatório é longa. Ela oferece às pessoas ocupadas a essência do relatório sem terem de ler tudo. Um resumo atraente pode motivar as pessoas a ler todo o relatório.

Incluir uma página de conteúdo. Esta é uma página separada que lista as principais seções ou capítulos, subseções e apêndices. Ele também dá números de páginas e deve indicar a relação entre as seções.

Use uma introdução para explicar o propósito do relatório factual. Isto dá informação de base e explica por que é necessário. A introdução afirma o objetivo do relatório, o povo foi escrito para e seu escopo.

Organizar o corpo do relatório. Este contém os fatos detalhados e descobertas, mostra como eles foram chegou ao e indica as inferências que você fez. Entregar suas conclusões. Resumir os principais pontos factuais do seu relatório e oferecer um veredicto considerada neles.