Regras de correspondência de negócio

No mundo de hoje, você pode se comunicar profissionalmente usando vários métodos. É importante conhecer as regras de correspondência de negócios adequado para as cartas, e-mails e cartões. Pequenos erros podem fazer a diferença entre impressionar a pessoa que recebe a sua correspondência e ofendê-lo. Além disso, é útil saber quando um e-mail será suficiente contra uma carta datilografada ou nota escrita à mão.

Imprimir cartas tradicionais em papel timbrado usando um estoque mais pesado ou texturizada. O papel timbrado deve incluir o nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail do remetente. Se timbrado não está disponível ou a carta é pessoal, o título adequado para a pessoa ou pessoas que enviam a carta deve aparecer no canto superior esquerdo. Por exemplo, se você e seu cônjuge está enviando uma carta de reclamação para um negócio, incluem o seguinte:

Mr. and Mrs. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, EUA 555-555-5555 [email protected]

Em seguida, listar o destinatário da correspondência e o endereço na margem esquerda. O nome e endereço deve ser formal, incluindo seus títulos e denominações.

A data vem a seguir no formato escrito, por exemplo: 23 de junho de 2010. De acordo com a data, incluem uma linha de referência ao assunto da carta, utilizando o formulário "RE: (referência)."

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A saudação é próxima e deve reflectir o seu relacionamento com o partido. Se você estiver em uma base do primeiro-nome, saudá-la com "Dear" e incluir o seu primeiro nome. Se a letra está indo para um departamento ou um destinatário desconhecido, use "Prezados Senhores" ou "Prezado Senhor ou Senhora:" ou mesmo "To Whom It May Concern".

Todas as cartas comerciais deve encerrar formalmente. A melhor escolha para um final profissional é simplesmente "Atenciosamente" ou "Atenciosamente". Evite terminações babados.

Uma nota manuscrita é adequada em muitas situações de negócios, como thank-yous, parabéns para realizações tais formaturas, nascimentos família, promoções e condolências.

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O envelope deve incluir o nome formal e endereço do destinatário. O seu endereço de retorno deve aparecer na parte de trás do envelope, embora possa ir no canto superior esquerdo da frente.

O cartão deve incluir uma saudação familiarizado com base no seu relacionamento. Se você estiver em uma base do primeiro-nome, use o primeiro nome. Se não, escolha uma saudação respeitosa que se encaixa o sentimento.

Manter o corpo da nota curta e escrever ou imprimir ordenadamente em tinta azul ou preta. Se você não tem caligrafia decente, encontrar alguém que faz.

Vá direto ao ponto. Se você está dizendo obrigado, escolher uma frase ou duas que lembra o destinatário que você está agradecendo-lhe, mas não fique muito detalhado. Se você está felicitando alguém, incluir o que para e, se for o caso, como você recebeu a informação. Se o engajamento de um cliente estava no jornal, por exemplo, o clipe de anúncio e incluí-lo com o cartão ou fazer referência a ela em sua nota.

Acabar com a nota com "Atenciosamente". Assinar a carta com seu nome formal e título, se você está menos familiarizado com o destinatário. Se você é mais familiar, o seu primeiro nome é apropriado.

E-mail apresenta um novo tema de debate para modos de comunicação empresarial. A primeira regra é saber que o seu destinatário aceitar ou prefere e-mail correspondência.

Apresentam um perfil de e-mail respeitável. O seu endereço ea linha de assunto deve ser identificável e refletir o seu negócio ou status profissional. Por exemplo, se você está enviando e-mail para os clientes, que deve ser "[email protected]" em vez de "[email protected]."

Não há necessidade de um endereço dentro como com cartas tradicionais, então começar com a saudação, que deve reflectir o seu relacionamento com o destinatário e ser tão formal quanto possível. Uma empresa comum de e-mail gafe é a falta de uma saudação simples, que informa o destinatário que o e-mail destina-se a ele.

Não use um e-mail para resolver um problema de negócios que deve ser tratado em pessoa. Evitar confrontos e-mail, e lembre-se que e-mails viver para sempre em discos rígidos e servidores e pode ser usado em tribunal.

Evite divagar em e-mails de negócios. Se você deve incluir muitos detalhes, crie um documento para eles e anexá-lo ao invés de colocá-los no corpo do email.

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Evite emoticons, gírias computador, pontos de exclamação ou pontos de interrogação mais de uma vez, e Caps Lock. Se você tiver dúvidas sobre o conteúdo ou forma, tente imprimi-lo em papel timbrado e avaliar seu profissionalismo. Se ele não parece profissional em papel, não é profissional em um e-mail.

Faça o profissional fechando com "obrigado" ou "Atenciosamente". Seu negócio e informações de contato deve ir em sua assinatura de e-mail. Uma assinatura digitalizada ou outra forma electronicamente formatado é aceitável. Se você costuma usar uma citação, slogan ou outras informações, avaliar quão apropriado é para situações de negócios.