Como documentar um Protocolo

Tomando um processo básico de negócios ou protocolo entendido na prática e documentá-lo para a padronização envolve uma série de etapas críticas. Muito do trabalho depende de gravar o com precisão cada passo e, em seguida, validar se é correto ou não. Usando um processo de revisão e, eventualmente, uma oportunidade de feedback ajuda a refinar um protocolo para que se torne uma prática recomendada de comportamento em uma organização.

Identificar uma prática comercial que é usado regularmente pela equipe e precisa ser escrito. Escrever notas sobre o processo eo que já é conhecido. Organizar as notas em formato de bala com um título de cada passo e os detalhes como sub-balas sob cada título.

Vídeo: Plans e protocolos da empresa familiar

Escolher um determinado número de funcionários que desempenham a função suficiente para que eles têm experiência suficiente para descrevê-lo verbalmente. Entrevista pelo menos três pessoas envolvidas, com pelo menos um sendo um pelo supervisor você pode entrevistar mais se você tiver o tempo. Siga estas pessoal através da atividade como eles executá-lo quando possível. Sombra suas ações e passos e tomar notas sobre cada atividade.

Comece o projeto de documentação do processo empresarial e protocolo através da recolha de suas notas em um computador com software de processamento de texto. Organize suas notas para que eles possam ser lidos facilmente e o leitor pode acompanhar o processo do começo ao fim e resultado.

Vídeo: Registro e Documentação

Editar o documento para maior clareza. Executar e obter uma investigação independente fora da organização para determinar quais as melhores práticas deve aplicar-se o processo de negócio específico, se houver. Incorporar essa pesquisa em seu arquivo de nota editada. Imprimir um primeiro rascunho completo.

Identificar pessoal-chave e gestores que trabalham com o processo de negócio estudou regularmente. Incorporá-las em uma equipe de revisão para discutir e rever o projecto de documento, permitindo-lhes sugerir edições ou alterações com base em sua experiência e conhecimento. Grave todos os resultados identificados ou reação esperada para a ideia de documentar o protocolo.

Finalize o produto analisado com edições que ajudam a refinar o documento. Faça as alterações necessárias, se identificados potenciais resultados sugerem uma nova direção nas medidas para evitar problemas. Prepare uma cópia final do protocolo escrito e autorizá-lo para distribuição a todos os funcionários. Enviar um aviso imediato a todos os afetados e incluem o protocolo em guias acessíveis que pode ser referenciada mais tarde no futuro.