Como planejar e priorizar

Tim e Jim foram ambos encarregado de cortar uma árvore para baixo em um dia. Enquanto Tim saltou para a tarefa em mãos, Jim passou o primeiro par de horas afiar seu machado. Jim acabou cortando a árvore mais rápida e eficiente. Esta história diz-nos que é mais importante a fazer a coisa certa do que fazer isso rápido. Também é fundamental para manter seus olhos focados nesse objetivo a longo prazo e trabalhar sobre a melhor estratégia para alcançá-lo. especialista em eficiência e escritor Stephen Covey diz: “A chave não é para priorizar o que está em sua agenda, mas agendar suas prioridades.”

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Vídeo: Como se planejar para a CLDF? O que priorizar? Veja a análise de um caso prático

Planejamento e ficar organizado é a chave para a produtividade. Quando você tem um plano abrangente, que são menos propensos a se sentir estressado e será mais capaz de alcançar seus objetivos. É importante estabelecer os objetivos que pretende alcançar. Depois de ter as metas definidas, você deve, então, desenvolver uma estratégia para alcançá-los. Embora a definição de metas é uma tarefa importante, é apenas parte do processo de planejamento e priorização. Um desafio maior é descobrir por onde começar e como proceder. Para conseguir isso, fazer uma lista de todos os passos que você deve realizar para atingir um objetivo particular.

Uma lista abrangente de tarefas pode fazer seu objetivo olhar ainda mais esmagadora, por isso é essencial para priorizar as tarefas. Faça uma lista de critérios para cada tarefa para ajudá-lo a avaliar sua urgência e importância. Em seu livro "As primeiras coisas primeiro," Stephen Covey fala sobre uma matriz de tempo. Com este método, você categorizar suas tarefas a cair sob um dos quatro quadrantes: Quadrante 1: Urgente e importante Quadrante 2: Importante mas não urgente Quadrante 3: Urgente mas não importante Quadrante 4: Nem importante nem urgente

Idealmente, você deve aprender a gerir o seu trabalho para que você raramente têm tarefas no primeiro quadrante. No entanto, as crises podem surgir e pode ser necessária uma certa quantidade de combate a incêndios. Estas são as tarefas que você iria abordar como a mais alta prioridade. Em seguida na prioridade seria tarefas no quadrante dois. Ficar em cima delas ajudaria a evitar tarefas de entrar em quadrante um. Tarefas que pousam no quadrante três indicam despreparo e uma incapacidade de priorizar. Quadrante quatro inclui tarefas que geralmente desperdiçar seu tempo e devem ser evitados. Minimizando e / ou evitando tarefas em quadrantes três e quatro que você possa dedicar mais tempo a tarefas em quadrantes um e dois e, assim, ficar eficiente.

Embora a maioria de nós parecem ser sério sobre nossos compromissos e reuniões, outras tarefas muitas vezes apenas flutuar em torno marcação. Como podemos evitar interrupções e outro quadrante e três e -Quatro atividades para manter o foco? A melhor solução é reservar o seu tempo. tempo livro para todas as suas tarefas de alta prioridade e manter algum tempo aberto todos os dias para atividades de rede. Mais uma vez, estes devem ser importantes, mas não urgentes atividades do quadrante dois, como mentoring e construção de relacionamento.

Outro método eficaz é a de agendar algum tempo "não perturbe" todos os dias. Ter o seu trabalho em equipe com você para abertura desta vez e usá-lo para lidar com tarefas críticas que precisam de foco ininterrupto.

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Um meio eficaz de gestão do tempo é o de gerir de forma eficiente o pico e tempos de produtividade menor atividade em um dia. Mais frequentemente do que não, o tempo de alta produtividade é no início do dia. tardes cedo durante a neblina depois do almoço tendem a ser menos produtivo. Agendar reuniões neste momento para utilizar eficazmente o seu tempo. Desta forma, tanto o pico e as horas de produtividade menor atividade são geridos para colher os melhores benefícios.

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Um aspecto importante e crucial do planejamento e priorização é aprender quando e como dizer não de forma eficaz. Embora seja tentador para responder ao telefonema de seu amigo, deixando-a tocar enquanto você lidar com suas prioridades pode ser a coisa mais inteligente a fazer. No entanto é difícil dizer “não” para uma reunião desnecessária, que o tempo é melhor gasto em tarefas mais importantes na mão. Aprenda a apreciar o seu tempo, bem como levar os outros a fazer o mesmo.