Como escrever um negócio e-mail para marcar uma reunião almoço

Se reunião com clientes a apresentar uma proposta ou a realização de um almoço de trabalho com o pessoal, enviando um convite por e-mail pode ser uma maneira rápida e eficaz de coordenação do evento.

Considere o seu público. O tom de seu e-mail terão de se adaptar a quem você está convidando para a reunião almoço. Um tom casual funciona bem se a sua reunião de almoço é com o pessoal e você estará gastando o tempo discutindo estratégias e brainstorming. Se o objetivo da reunião é mais grave, você precisa deixar isso claro em sua correspondência com membros da equipe convidados. Se a reunião de almoço é com os clientes, você pode precisar de um tom mais formal, dependendo da sua relação de trabalho com eles.

Localizar um restaurante que será capaz de acomodar o seu grupo. Dependendo do número de convidados, você pode querer procurar uma facilidade que tem uma sala privada disponível. Ao planejar uma reunião de almoço com os clientes, ele pode ajudar a encontrar um restaurante que é menos agitado, onde conversa não vai ser tensas por causa do barulho.

Decidir quem convidar para a reunião almoço e consultar o calendário de escritório para determinar se todas as partes estarão disponíveis na data em questão. Para reuniões de almoço da equipe, fazer um rápido telefonema para perguntar se os convidados selecionados estará disponível no mesmo dia e, em seguida, pedir-lhes para mantê-la aberta enquanto os planos estão sendo finalizados.

Ligue para o restaurante de escolha e criar uma reserva tentativa. Deixe-os saber que você pode precisar de ajustar o número de participantes mais perto dessa data. Se você descobrir que você vai ter muitos mais participantes do que o previsto inicialmente, certifique-se de notificar o restaurante o mais rápido possível para que a equipe pode acomodar suas necessidades.

Componha seu e-mail, incluindo os endereços de email de cada pessoa que você deseja convidar. Use a linha de assunto para indicar o motivo para o e-mail. Incluem palavras como "Importante" ou "Marque no seu calendário," e incluir a data e razão. Por exemplo, o assunto pode ler: "Importante: Almoço de Trabalho em 2/18/09-RSVP do necessário." Para o almoço com um cliente, é claro, você vai precisar de finesse linha de assunto e transformá-lo em um pedido, ao invés de uma demanda.

Use o corpo do e-mail para explicar a necessidade da reunião almoço e o que você gostaria participantes para trazer ou compartilhar durante a reunião. Dependendo de como é difícil fixar as pessoas para baixo, você pode querer exigir que eles RSVP, para que possa finalizar contar a reserva com o restaurante. Se você estiver configurando um almoço cliente, você pode querer solicitar uma reunião almoço e estado os itens que você gostaria de discutir com eles