Papel Com base vs. Computer Based

Quando as empresas começaram a usar computadores em grandes números, os especialistas anunciava a vinda da “sociedade sem papel.” A revolução do computador ainda tem um caminho a percorrer para cumprir essa promessa particular. No entanto, os processos tradicionalmente baseados em papel - tanto empresariais e pessoais - continuam a migrar formulários para mais informatizadas, e para algumas razões muito boas.

O computador tem trazido grande facilidade e flexibilidade para a criação e edição de documentos. Em contraste com uma máquina de escrever, programas de processamento de texto computadorizada oferecem uma escolha quase ilimitada de estilos, tipos e formatos de documentos. erros de digitação pode ser facilmente corrigida na tela sem a necessidade de fluido de correção ou fita corretiva. blocos inteiros de texto podem ser facilmente copiados de um documento para outro, sem a necessidade de qualquer redigitação. Fotos e outros elementos gráficos podem ser incluídos no documento com muito pouco esforço.

Compartilhar documentos com um sistema informatizado é simples. Não há necessidade de fazer cópias físicas do documento e, em seguida, mail ou fax-los aos destinatários. Um documento em arquivo em um sistema informatizado pode ser compartilhado com qualquer outra pessoa que tenha acesso a esse sistema simplesmente por tê-los exibir o documento em sua própria tela de computador. Os documentos podem ser compartilhadas fora da empresa, basta anexar o documento a um e-mail enviado para o destinatário.

O objetivo da apresentação não é apenas para armazenar documentos, mas também para torná-los facilmente acessíveis. O computador supera em isso de uma maneira que o gabinete de arquivamento simples nunca poderia. Documentos arquivados em um sistema informatizado são automaticamente indexados pelo sistema de controle de arquivos do computador. Esses índices são atualizados automaticamente e mantido pelo sistema não importa quantas vezes o documento pode ser movido ou editado. Os documentos podem até ser localizado por ter a pesquisa de computador grande número de documentos por palavras ou frases específicas. Além disso, os sistemas informatizados de arquivamento pode armazenar um grande número de documentos em uma pequena fração do espaço exigido por armários físicos.

Longe de ser simplesmente uma representação eletrônica de um documento em papel estático, um documento eletrônico pode se tornar uma entidade verdadeiramente interativa. Uma versão eletrônica de um preenchimento na forma, por exemplo, pode permitir a entrada de dados diretamente no documento com a verificação de erros em tempo real e de verificação. Cálculos e funcionalidade pode ser construído diretamente no documento. Por exemplo, um cliente existente pode ser listado em um documento eletrônico por ter o documento usar o arquivo de banco de dados do cliente do computador para permitir que o usuário simplesmente selecionar o nome do cliente a partir de uma lista de todos os clientes no arquivo. A lógica embutida no documento será então transferir automaticamente as informações do cliente para o documento, incluindo endereços, números de contabilidade do cliente, ou quaisquer outros dados desejados.

A segurança física dos arquivos de uma empresa é de extrema importância. Arquivos deve ser protegido contra danos físicos ou destruição. O acesso aos arquivos por pessoal não autorizado também deve ser evitado. Um sistema de arquivamento informatizado simplifica essas tarefas. Cópias de ficheiros informáticos podem ser facilmente criados e armazenados em vários locais, tanto em várias plataformas de computador dentro da rede ou em mídia de dados removível para fora do local de armazenamento físico. Arquivos no sistema de computador também podem ser criptografados para torná-los ilegíveis por aqueles sem a permissão autorizado a ver os arquivos.