Como transferir dados em papel em dados electrónicos

O "escritório sem papel" pode nunca ser 100 por cento realizada. Apesar do uso do computador pesado, quase todas as empresas continuam a exigir alguns documentos em papel. Isto representa um desafio quando as empresas dependentes do computador precisa para fazer a interface com os dados de formulários em papel. A "conversão" de dados físicos para sistemas virtuais pode ser realizada por meio de entrada manual de dados, imagens de documentos e reconhecimento óptico.

Coisas que você precisa

Defina seus objetivos de negócio e necessidades. Determine se você está capturando os pagamentos dos clientes, processamento de pedidos ou arquivar documentos internos. Descobrir se você precisa salvar as imagens reais dos documentos para o armazenamento eletrônico, ou você simplesmente precisa para capturar os dados em papel em um banco de dados de computador. Fazer essas determinações irá ajudá-lo a decidir o sistema de processamento de dados vai melhor atender às suas necessidades.

soluções de software empresarial de pesquisa. Peça referências de software e fornecedores de empresas que fazem a captura de dados semelhante ao que você pretende fazer. Pergunte se você pode visitar locais de trabalho fazendo o tipo de conversão de papel-to-eletrônico que você pretende fazer. A melhor maneira de escolher um sistema é vê-lo em ação. Se você está capturando apenas um pequeno volume de dados a partir de formulários, você pode sair com uma pessoa digitando dados em uma planilha do Excel. Mas nos negócios modernos, isso provavelmente não é o caso. Você provavelmente terá que encontrar um sistema de software, e talvez até mesmo um novo hardware, se a captura de documentos / imagem é parte de seu plano.

Compare as soluções de software você pesquisou, e escolher um. Entre em contato com o distribuidor ou fornecedor de software para iniciar o processo de aquisição do sistema e tê-lo instalado. O primeiro passo, geralmente conhecido como uma "descoberta", é quando o fornecedor viaja para o seu site para determinar suas necessidades exatas e a melhor solução para eles.

Mantenha seu compromisso com o fornecedor durante a descoberta e em toda a instalação. Faça muitas perguntas, e apropriar-se do projeto- incentivar quaisquer empregados que serão exercem actividades de captura de documentos e entrada de dados para fazer o mesmo.

Testar o sistema completamente. Se houver quaisquer erros ou lacunas na solução, é melhor para encontrá-los, enquanto o vendedor está no local. Isso fará com que solução de problemas e resolução muito mais rápido.