Procedimentos de Controle de Documentos

procedimentos de controle de documento não precisa ser complexa. Na verdade, a complexidade aumenta a probabilidade de que o documento não será devidamente referenciado. Dito isto, gestão da informação é um dos processos mais importantes em qualquer organização. A dependência de correspondência electrónica de dados aumenta a necessidade de actualizar continuamente o controlo de dados e procedimentos de armazenamento. A falha em manter procedimentos de controle de documentos adequados pode resultar em enormes riscos financeiros. Felizmente, as melhorias em aplicações de tecnologia de controle de documentos e software criaram um novo mundo de melhores práticas.

Atribuir uma equipe de gerentes multifuncionais para identificar seus processos mais críticos relacionados aos dados e fluxo de informações. Controlar como os dados (e-mail, pesquisas com clientes, formulário IRS, etc.) flui de seu cliente aos seus arquivos de banco de dados. Compare cada processo de fluxo de dados e identificar tarefas comuns ou redundantes. Mapear todos os processos de informação, que vão desde e-mail a conformidade corporativa, usando um fluxograma básico.

Procedimentos - tanto para software e papel - deve definir como os documentos são aprovados antes e depois da atualização. Eles também devem detalhar como você atualizar e reaprovar documentos. Abordar como o sistema irá identificar as alterações, ou seja, pela data de emissão ou alterações de fonte. Certifique-se de delinear o processo de decisão obsolescência documento. Compreender como prevenir "obsoleto" documentos de serem usados.

Garantir que os documentos estão disponíveis para as pessoas certas quando precisam deles. Se você estiver convertendo a um sistema virtual, certifique-se de documentar cuidadosamente como o documento original será armazenado, se em tudo. Finalmente, temos uma solução de backup. Se mudar para um sistema automatizado, use um piloto implantação de estratégia. Após a conversão completa, esperar três meses antes de destruir ou arquivar documentos em papel.