Definição documento de controlo

A função de controle de documentos tem a responsabilidade de gerenciar o fluxo de documentos e armazenamento em uma organização através de várias funções e processos. Estes incluem manutenção de arquivos e usando procedimentos de distribuição e revisão adequada conforme descrito no Siliconfareast.com.

A função de controle de documentos tem o papel de manter adequadamente os procedimentos de bibliotecas internas para que o acesso pessoal apropriado ocorre, mas o paradeiro de documentação oficial permanece conhecida em todos os tempos.

Outra atividade fundamental da função de controle de documentos é o de armazenamento de documentos e arquivamento para garantir a acessibilidade adequada de todos os arquivos necessários.

A função de controle de documento também tem a responsabilidade de assegurar que a documentação aprovada oficialmente só é revisto em contexto de processos e aprovações adequadas. Isto pode envolver um sistema de pedidos de documentos (ou projeto) mudança (DCR) que exigem assinaturas designadas antes de um documento previamente aprovado pode ter mudanças adicionais feitas.

pessoal de controle de documento também realizar atividades com o objetivo de garantir o fluxo de trabalho eficiente, como através da atribuição de documentos de se apropriar pessoal administrativo ou de secretariado para tais atividades como processamento de texto ou de digitalização.

A função de controle de documentos também rastreia produção atempada de documentos através do processo geral de fluxo de trabalho, como através do uso de listas de idade, indicando que os documentos passaram muito tempo a atravessar o processo de fluxo de trabalho.