Como gerenciar documentos de Projetos

Ao atualizar, salvar, armazenar e compartilhar documentos, os empregados que trabalham em um projeto pode acessar as últimas informações. Gestão da documentação também é fundamental para garantir que os membros da equipe do projeto não são duplicar o trabalho, para que os projectos se completou mais rápida e eficiente.

Estabelecer um formato de nomeação de arquivo data carimbada. Em projetos ocupados documentação é atualizado diariamente e documentação pode ser perdido se não for chamado adequada, através da criação de um nome de arquivo data carimbada salvar os membros da equipe de formato pode encontrar a documentação mais recente projeto. O formato usaria o ano, mês e dia em que o documento foi salvo pela última vez: &ldquo-filename-YYYYMMDD.ext&rdquo-. Um exemplo de um documento com uma última gravação data de 19 de junho de 2010 seriam salvos como &ldquo-filename-20100619.ext&rdquo-. Se os documentos são editados e salvo várias vezes por dia, adicionar um carimbo de tempo para o arquivo extensão- acordo com Fossil-scm.org, carimbos de tempo pode ser adicionado ao carimbo de data da seguinte forma: AAAAMMDD-HHMMSS- HH para a hora, MM para o minuto e SS para o segundo.

Salvar documentos nos mesmos locais de pasta. Salvando documentação na mesma pasta com um formato para salvar arquivo permitirá que os membros da equipe para reunir a documentação mais recente para editar ou revisão.

Ter um atualizar documentos pessoa. Se os membros da equipe não são capazes de seguir corretamente o formato para salvar arquivo ou estão constantemente a perder atualizações de documentos, ter uma pessoa documentação atualização pode resolver este problema. O processo seria para todas as atualizações de documentos que passar por um indivíduo designado que iria recolher e atualizar toda a documentação para os membros da equipe de revisão.

Organizar a documentação por fases do projeto. Projetos executados por um longo período de tempo tem várias fases, de modo a organizar a documentação para coincidir com as fases do projeto é um método de gerenciamento de documentos eficaz.

Organizar a documentação por requisitos do projeto. projetos complexos têm exigências significativas, de modo que a gestão de documentação com base em requisitos do projeto vai ajudar a organizar a documentação do projeto com base nos requisitos. Estabelecer no âmbito do projecto pasta os diversos requisitos do produto e colocar seus documentos nessas pastas e ordenar os documentos pelo formato para salvar arquivo.

Use software para gerenciar documentos do projeto. Gerenciando documentação manualmente pode ser esmagadora devido à quantidade de documentos para atualizar, as várias convenções de nomenclatura e locais. Usando o software para gerenciar a documentação do projeto pode ser mais fácil como o software irá gerenciar as revisões, ilustram atualizações e garantir a documentação não está sendo atualizado ao mesmo tempo. exemplos de gerenciamento de documentos e software de colaboração são o Microsoft SharePoint para meados de grande Aconex empresas- para a construção e projetos- engenharia e OpenDocMan para gerenciamento de documentos livre.

Backup de documentos regularmente. Parte da gestão de documentos é garantir que a documentação é feito o backup regularmente. Fazer o backup de seus documentos garante que, mesmo se a documentação está perdido, ele pode ser recuperado.

documentação segura com vários níveis de acesso. Parte da gestão de documentos é garantia de documentos de vários usuários, fornecendo níveis de acesso para ler, escrever, apagar ou todos os três. Esse nível de acesso pode ser estabelecida dentro do documento, salvando o documento como ler, ler e escrever. Esta função de poupança é feito usando o &ldquo-Save As&função rdquo- dentro do documento.