O que é o arquivo de documentos?

Arquivamento de documentos é o armazenamento de documentação que não está mais em uso ativo, mas as organizações precisam manter esta documentação como um tipo de registro histórico. Normalmente, as organizações e empresas arquivar documentos, mas os indivíduos também podem arquivar documentação por várias razões. Uma série de considerações e métodos associar com arquivamento de documentos. Em alguns casos, uma organização terá um conjunto de políticas bem definidas para o gerenciamento de documentação, dentro do qual a organização descreve um procedimento de arquivamento. As organizações podem arquivar diferentes tipos de mídia, incluindo eletrônico, com relativa facilidade.

Organizações arquivar documentos por razões de uma variedade, na maioria dos casos relacionados com o propósito geral ou papel da organização. Muitas vezes, as organizações arquivar documentação porque é de importância cultural ou histórica. Alternativamente, uma empresa pode ter uma razão legal ou financeira para manter um registro confiável de documentação passado, para que o arquivamento é o método de gestão mais eficaz.

Qualquer organização com a necessidade de arquivamento de documentos tem que considerar cuidadosamente os seus procedimentos. Decidir qual a documentação que precisa ser arquivado, tanto em termos de operações passadas e em curso, é, naturalmente, a principal consideração. Para a documentação em curso uma organização produz, a organização pode chegar a algum tipo de cronograma para arquivamento. métodos de arquivamento também variam, e o avanço da tecnologia de computação introduziu uma riqueza de novas ferramentas, oferecendo soluções eficientes e de custo eficaz em muitos casos.

A partir de 2011, ferramentas de software para arquivamento de documentos têm aumentado, dando às organizações mais oportunidades para arquivar em um menor gasto. As organizações podem usar o arquivamento software como uma ferramenta, não apenas para documentos que eles armazenam em formato electrónico, mas também para a documentação em papel e outras mídias. As organizações podem digitalizar ou converter itens não-digitais para armazenamento em formato electrónico, reduzindo a quantidade de espaço físico necessário para a manutenção de registros eficaz.

Os riscos são inerentes a qualquer sistema de arquivamento de documento, e as organizações devem considerar estes quando eles criam política de arquivamento organizacional. A vantagem de armazenar a documentação em formato electrónico só é válido se os arquivos estão seguros. As organizações devem, portanto, utilizar salvaguardas adequadas para proteger a estabilidade e segurança de um arquivo, o que ferramentas e serviços de arquivamento endereço de maneiras diferentes.

Os benefícios de ter um sistema de arquivamento de documento efetiva aumentou com o advento de soluções tecnológicas. registros eletrônicos ocupam menos espaço físico e, em alguns casos, pode até não residem dentro das principais instalações de uma empresa ou organização. Por exemplo, algumas organizações podem utilizar um serviço de gerenciamento de documento externo. Outra vantagem de usar registros eletrônicos é que as organizações podem facilmente e rapidamente fazer o conteúdo arquivado disponível quando necessário, muitas vezes em um formato eletrônico pesquisável.