Diferentes maneiras de arquivar os documentos em um armário de arquivamento

Um armário de arquivamento normalmente se refere a uma peça de mobiliário de escritório que armazena arquivos e documentos. armários vêm em tamanhos diferentes. Alguns têm bloqueios para impedir o acesso não autorizado, enquanto outros armários são fáceis de transportar e acessível por qualquer pessoa. As empresas com larges quantidades de arquivos, tais como hospitais, escritórios de advocacia ou escolas, muitas vezes manter os armários que não podem se mover facilmente.

Existem várias maneiras para arquivar documentos. Para desenvolver uma abordagem sistemática, você deve analisar as informações que serão armazenadas nos arquivos. Brainstorm maneiras diferentes para que você possa selecionar o melhor método. Por exemplo, se você manter registros de fornecedores de peças de automóveis, então você poderia arquivo usando uma abordagem alfabética com base no nome da empresa. Você também pode estabelecer um método para fornecedores separados por região (por exemplo, Sul, Oeste, Leste, Internacional). Se você está mantendo registros de répteis, então o seu método pode envolver a organização de répteis por seus nomes científicos ou até à data o arquivo foi criado.

Uma vez que você criar um método satisfatório, certifique-se de anotá-la para que outras pessoas possam entender e seguir o sistema de arquivamento. Você também deve garantir que os arquivos sejam devidamente preservados, porque o seu sistema rapidamente se tornará ineficaz se os arquivos são incompletos (por exemplo, dados em falta) ou indevidamente armazenados (por exemplo, categorias de arquivamento ignorado). Por exemplo, se você está separando os sexos por cor, em seguida, as pessoas que criam arquivos devem lembrar-se de distinguir machos e fêmeas.

Você deve antecipar o crescimento e adicionar armários extra ou espaço, conforme necessário. Caso contrário, os registros serão recheadas com muita força. Considere também como diferenciar ativa de arquivos inativos e, se for o caso, quando a destruir ou rasgar arquivos inativos.

Muitas empresas a implementar sistemas de organização de documentos que usam documentos originais ou cópias. No entanto, antes de criar um novo sistema de arquivamento, você deve explorar opções virtuais. Por exemplo, você poderia comprar um programa de software e dados de entrada em qualquer um servidor interno ou web-based. Mesmo se você já tiver um sistema de arquivamento, você deve avaliar o tempo eo custo de transferência de dados com as potenciais economias de custos e eficiência do armazenamento digital ou web-based. Os escritórios de advocacia que usam agulhas software de gerenciamento de caso pode gastar um tempo significativo a transferência de dados, mas existem uma vez que o sistema está em pleno funcionamento inúmeras vantagens, como a capacidade de acessar arquivos a partir de locais remotos.