Apresentação de Sistemas para o escritório

Determine se você vai organizar arquivos em ordem alfabética por assunto, numericamente usando um sistema de numeração pré-determinado ou cronologicamente por qualquer data de criação ou data de vencimento. Criar arquivos temporários e permanentes. arquivos temporários Atualmente arquivos ativos que têm uma data final atribuído no momento em que o arquivo pode ser destruído ou colocado com arquivos arquivados. Exemplos de arquivos temporários incluem projetos atuais, itens de ação e materiais a serem lidos. arquivos permanentes são aqueles que não acessado como frequentemente, mas precisam ser mantidos nos arquivos para referência futura.

Anote seus títulos de etiqueta e definições em um documento que pode ser referenciada. Por exemplo, se você usar um sistema de arquivamento numérica, anote o assunto Cada número corresponde a e lista de exemplos de documentos que seriam incluídas dentro do assunto. Isso ajuda a manter a consistência ao preencher documentos.

Criar pilhas de documentos temporários, documentos permanentes e lixo. Classificar documentos antes de incluí-los no sistema de arquivamento. Não arquivo que não precisa ser salvo.

Escolha um local de armazenamento de arquivos. Você pode decidir que os arquivos ativos temporários precisam ser arquivados em sua gaveta da mesa onde eles são facilmente acessíveis. Arquivos compartilhados entre o pessoal deve estar localizado centralmente no escritório. Se você trabalha com arquivos que precisam ser protegidos, como arquivos contendo informações pessoais dos clientes, use um armário de arquivo de bloqueio e determinar quem no escritório terão acesso.

Criar seus arquivos. arquivos de etiqueta com o seu sistema alfabético, numérico ou cronológica. Lembre-se que enquanto você quer ser específico com seus títulos de etiqueta, você também quer os títulos de ser suficientemente ampla para abranger vários tipos de documentos. Por exemplo, ao invés de rotular um arquivo com um nome de reunião específica criar um arquivo para reuniões com a participação em um ano e armazenar todos os documentos relevantes na mesma. Isso mantém-lo de criar vários arquivos em que apenas um ou dois documentos nunca vai ser armazenados.