Como fazer Escritório de arquivamento

Analise seus arquivos. É melhor para classificá-los por cliente último nome, por projeto ou cronologicamente? Escolha as características que você irá usar durante a pesquisa para um arquivo.

Vídeo: Método de arquivamento e guarda de documentos

Vídeo: Arquivar - Organização e Gestão de Documentos

Rotular seus arquivos de forma clara. Separar os arquivos menores em categorias na pasta de suspensão. Por exemplo, "julho 2008" pode ter sua própria pasta pendurado rotulados, e você pode inserir todos os contratos ou pastas a partir desse mês para a pasta de suspensão.

arquivos separados em diferentes arquivos. Ter um gabinete para arquivos administrativos, tais como pedidos de suprimentos, informações de folha de pagamento e resumes- outro armário para arquivos de clientes com contratos concluídos e suas necessidades de negócios de pagamento e informações do projeto e qualquer outro tipo. Rotular os armários claramente.

Vídeo: Como organizar o ambiente de trabalho

Teste o seu sistema de arquivamento antes de apresentá-lo aos seus colegas de trabalho. Tenha certeza que você pode encontrar tudo facilmente e que a maneira como você organizou as coisas faz sentido. Se você organizou tudo em ordem cronológica, mas o teste mostra alfabeticamente faz mais sentido, mudar o seu sistema.

Vídeo: Como Organizar Arquivos?

Ligue para uma breve reunião e explicar o sistema de arquivamento. Certifique-se de que todos entendem como funciona o sistema e a importância de seguir o sistema.

Decidir quem vai fazer o depósito. Você pode delegar arquivamento de uma pessoa, ou deixar que cada trabalhador faz o seu próprio depósito. Os funcionários podem ter um fichário em seus escritórios, mas você ainda precisa de um sistema de arquivamento central, de preferência com uma pessoa responsável.

Arquivar documentos importantes diária. arquivamento de rotina ajuda você a ficar organizado e mantém a apresentação de tornar-se uma tarefa maior do que ele precisa ser. Use bandejas de arquivamento em cada escritório, e certifique-se as bandejas são esvaziadas no final de cada dia de trabalho.

Avaliar o sistema de arquivamento a cada seis a 12 meses. Purgar material desatualizado do seu sistema.