Como configurar um simples sistema de arquivamento de ficheiros

Etiqueta pendurado pastas de arquivos em seu armário de arquivo com categorias que dizem respeito ao seu negócio. Algumas dessas categorias podem incluir impostos, folha de pagamento, aluguel, utilitários, seguros, equipamento de escritório, clientes, fornecedores, relatórios mensais e pedidos concluídos. Olhar através de sua papelada ou relatórios mensais para decidir quais as categorias que você precisa.

Crie pastas de papel manilha para clientes individuais, prestadores ou contratos dentro de cada categoria. Por exemplo, a categoria de equipamentos de escritório pode ter uma pasta para cada tipo de equipamento, tais como computadores, copiadoras, máquinas de porte postal, aparelhos de fax e impressoras. Essas pastas conteria a locação de equipamentos ou recibo de compra, garantia e manutenção de registros. Arquivo ordem alfabética dentro de cada categoria para recuperação rápida.

Use etiquetas coloridas para etiquetar pastas especiais. Por exemplo, você pode querer colocar pontos verdes em pastas com recibos dedutíveis de impostos e pontos laranja sobre pastas de fornecedores. Dessa forma, se você acidentalmente mover uma pasta fornecedor com os arquivos de clientes, você só tem que procurar pontos laranja como você olha através da gaveta.

Rotular uma pasta de arquivo pendurado como “Data de Vencimento” e, em seguida, tornar as pastas de papel manilha com os números de um a 31. Como você recebe as facturas ou aceitar pedidos de clientes, arquivá-las de acordo com o dia do mês em que são devidas. Isso irá ajudá-lo a cumprir os prazos de produção e pagar seus fornecedores em tempo.

Crie pastas de papel manilha para os meses do ano se você trabalha com projetos de longo alcance, tais como aceitar um projeto em janeiro para entrega em abril. Arquivar essas pastas dentro do “Data de Vencimento” pasta de suspensão.

Adicionar novas categorias ou pastas como seu negócio cresce. Este sistema de arquivos simples é detalhado o suficiente para permitir a recuperação rápida de informações, o que lhe permite dar respostas oportunas às solicitações dos clientes, mas fácil o suficiente para manter com o mínimo esforço.