Como configurar um sistema de arquivamento de Contabilidade

Empresas grandes e sorriso dependem de contabilidade precisas para fornecer os dados financeiros para arquivo precisas declarações de imposto de renda e jumentos o sucesso monetário de seus negócios em intervalos regulares. Um sistema de contabilidade de arquivamento eficiente é uma grande parte do processo de contabilidade. Depois de facturas, salários e compras são registrados, a papelada apoiar os dados inseridos devem ser arquivados e mantidos por pelo menos três anos para o Internal Revenue Service (IRS) no caso de sua empresa é selecionado para uma auditoria.

Coisas que você precisa

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Avaliar como seu sistema de arquivamento pode melhor complementar o seu processo de escrituração atual. Se o seu sistema de contabilidade baseia-se em um livro diário e relatórios financeiros mensais, um sistema de arquivamento criado em torno de rotação mensal é um ponto de partida. Se você precisar de rotação mais frequente depois, o sistema é ajustável.

Rotular as pastas de arquivo penduradas grandes para o período monitorado, como um mês, e, em seguida, como "Receitas", "Aquisições", "Pagamentos" e "despesas diversas". A pasta de renda é para os dados de vendas, aquisições relacionadas com o inventário comprada para revenda, e os pagamentos é para pagamentos feitos em intervalos regulares, tais como notas de carro, pagamentos de empréstimos e contas de serviços públicos. despesas diversas incluem escritórios compras loja de material, custos postais e compras de combustível.

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Separados subseções diferentes de despesas e receitas em pastas de arquivos dentro dos arquivos de suspensão. Por exemplo, em "Rendimentos", uma loja tem transações em dinheiro, transações de cartão de crédito e pagamentos em cheque, enquanto a "Aquisições" de inventário pode incluir vários tipos de linha de produtos. A separação desses itens no nível de arquivo ajuda a agilizar a verificação de fato quando compilar relatórios financeiros.

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Divida informações dentro do seu nível secundário de pastas de arquivo com envelopes, se necessário. Isso é especialmente conveniente para o depósito de recibos do registo de dinheiro, pois mantém a fita registo de desvendar ao remover uma pasta. Por exemplo, a pasta de "Despesas Diversas" com uma pasta de nível secundário para "Impressão de Suprimentos" poderia conter envelopes separando custos de tinta, papel e equipamentos.

Puxe pastas de arquivo de seu sistema de arquivamento principal e arquivá-los em caixas de armazenamento de arquivos em uma base pré-determinado. Uma pequena empresa pode optar por arquivar pastas uma vez por ano após a declaração do imposto de renda, enquanto uma empresa maior pode precisar de arquivar os arquivos em uma base trimestral ou mensal.